Atostogų įrašų peržiūra ir naujo įrašo įvedimas

Pasirinkus Operacijos 🡪 Atostogos 🡪 Atostogų įrašai, atsidarys langas, kuriame matysis visi jau įvesti pasirinkto darbuotojo atostogų įrašai, nepriklausomai nuo periodo po darbuotojų sąrašu:

Kairėje lango dalyje yra darbuotojų sąrašas. Raudonu šriftu išskirti atleisti darbuotojai. Atleisti darbuotojai šiame sąraše matomi, jeigu pasirinktas periodas nėra vėlesnis negu darbuotojo atleidimo metu nurodyta data „Rodyti iki“. Mėlynu šriftu išskiriami nurodytame periode priimti darbuotojai. Žydrame fone išskirti darbuotojai, kuriems apmokamos atostogos suteiktos, bet nesugeneruotos į periodo priskaitymus. Po darbuotojų sąrašu yra laukas Periodas, į kurį pagal nutylėjimą bus siūloma sugeneruoti atostogų įrašą. Dešinėje lango dalyje yra pasirinkto darbuotojo atostogų įrašų sąrašas bei kiekvieno įrašo atostoginių paskaičiavimo detalizacija. Sugeneruoti į periodo priskaitymus atostogų įrašai žymimi raudonu šriftu.

Pasirinkto atostogų įrašo detalizavimą galima sutraukti arba išskleisti spaudžiant mėlyną rodyklę lango apačioje dešinėje:

⇔

Naujas atostogų įrašas įvedamas pasirinkus sąraše darbuotoją ir paspaudus mygtuką „Naujas įrašas“ arba Insert klaviatūros klavišą. Atsidarys langas:

Laukų pildymas:

Atostogos (kadrai) – jei kadrų modulyje darbuotojui buvo įvestos atostogos, pasirenkamas iš sąrašo atostogų įrašas

Atostogų įvedimo lango laukai Atostogų grafikai, Atostogų numeris, Tipas, Laikotarpis nuo, iki bei Pastabos užsipildys reikšmėmis iš atostogų įrašo (šių reikšmių koreguoti nebus galima).

Atostogų grafikai – jei informacinis langas, kuris užsipildo, jei įvedant atostogas Kadrų modulyje buvo panaudotas atostogų grafikas.

Atostogų numeris – jei atostogos įvedamos ne pagal kadrų modulio atostogų įrašą, įvedamas atostogų įrašo numeris. Tai būtinas laukas, kurio neužpildžius programa neleis išsaugoti atostogų įrašo.

Tipas – jei atostogas vedamos ne pagal kadrų modulio atostogų įrašą, pasirenkamas iš sąrašo atostogų tipas. Pagal nutylėjimą siūloma – „Pagrindinės (kasmetinės)“, t. y. minimalios atostogos arba, jei darbuotojui priklauso, prailgintos atostogos (nurodytos atostogų rezerve). Įvestų atostogų, kurių tipai „Pagrindinės (kasmetinės)“ ir „Papildomos (kasmetinės)“, dienų skaičiumi mažinamas atostogų rezervas. Visi kiti atostogų tipai atostogų rezervo neįtakoja.

Apmokėjimas skaičiuojamas (paskaičiuotas sumas reikia sugeneruoti į periodo priskaitymus) šiems atostogų tipams:

• pagrindinės (kasmetinės),
• papildomos (kasmetinės),
• papildoma poilsio diena,
• apmokamos (tikslinės).

Papildoma poilsio diena pagal savo pobūdį nėra atostogos, bet šis atostogų tipas reikalingas darbuotojui suteikiant poilsio dienas, už kurias mokamas vidutinis darbo užmokestis (pavyzdžiui, darbuotojams, auginantiems daugiau nei vieną vaiką iki 12 metų t.y. mamadieniui ar tėvadieniui.).

Pagrindinės atostogos – laukas aktyvus tik tuo atveju, jeigu lauke Tipas yra pasirinkta reikšmė „Papildomos (kasmetinės)“. Iš sąrašo reikia pasirinkti pagrindines atostogas, pagal kurių vidutinį darbo užmokestį bus skaičiuojamas apmokėjimas už papildomas atostogas.

Tabelio žymėjimas – nurodoma (pasirenkama iš sąrašo) kokiu žymėjimu atostogų laikotarpis bus žymimas darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose (tabeliuose). Pagal nutylėjimą nepriklausomai nuo pasirinkto atostogų tipo siūlomas žymėjimas „A“.

Laikotarpis: nuo – jei atostogos vedamos ne pagal kadrų atostogų įrašą, nurodoma atostogų pradžia.

Laikotarpis – pasirenkama, kaip vartotojui patogiau įvesti atostogų laikotarpį:

• Pažymėjus Data (šis pasirinkimas siūlomas pagal nutylėjimą), lauke iki reikia įvesti atostogų pabaigos datą:

• Pažymėjus Dienų skaičius, lauko iki pavadinimas pasikeičia į Atostogų dienų skaičius ir jame reikia įvesti atostogų trukmę kalendorinėmis dienomis:

Įrašo išsaugojimo metu programa automatiškai suskaičiuos lauko Iki reikšmę.

Papildomų atostogų dienų skaičius – laukas matomas tik tuo atveju, jeigu lauke Tipas yra pasirinkta reikšmė „Pagrindinės (kasmetinės)“. Šiame lauke įvedamas papildomų atostogų dienos, kurios bus suteiktos pasibaigus pagrindinėms atostogoms.

Įvedant papildomas atostogas kartu su pagrindinėmis, bus sukurti du atostogų įrašai – pagrindinės atostogos pagal įvestą atostogų pradžios datą ir pabaigos datą (arba atostogų trukmę dienomis) ir papildomos atostogos nuo sekančios dienos pasibaigus pagrindinėms atostogoms. Į periodo priskaitymus šias atostogas reikės generuoti po vieną įrašą.

Atostogos dėl šventinių dienų – pasirenkama iš sąrašo ar atostogos dėl atostogų laikotarpyje esančių šventinių dienų bus pratęsiamos (bus patolinta atostogų pabaigos diena), ar ne. Pagal nutylėjimą šiame lauke siūloma reikšmė „Nepratęsiamos“.

Už laikotarpį nuo ir iki – šie laukai aktyvūs tik tuo atveju, jeigu lauke Tipas yra pasirinkta reikšmė „Pagrindinės (kasmetinės)“ arba „Papildomos (kasmetinės)“. Šiuose laukuose programa automatiškai siūlo anksčiausią atostogų rezervo laikotarpį, turintį nepanaudotų atostogų likutį. Apie atostogų rezervo sudarymą žr. skyrių Atostogų rezervas.

Laikotarpį galima pakeisti paspaudus mygtuką :

Atsidarys darbuotojo neišnaudotų atostogų rezervo sąrašas, iš kurio galima parinkti reikiamą laikotarpį, už kurį suteikiamos atostogos. Jeigu atostogų dienų yra daugiau, negu yra likę pasirinkto laikotarpio atostogų rezerve, atostogos pirmiausiai bus nurašytos nuo pasirinkto rezervo, toliau – nuo anksčiausio laikotarpio, turinčių rezervo likutį.

Jei rezerve esančiuose laikotarpiuose neužtenka atostogų likučio, sukuriamas naujas įrašas pagal atostogų normos informaciją. Atostogų norma aprašoma Kadrai 🡪 Darbuotojai, puslapyje Atostogų norma. Jeigu kadrų modulis nenaudojamas arba jame atostogų norma neaprašyta, bus sukurtas naujas atostogų rezervo įrašas su 20 dienų minimalių atostogų rezervu, ir įvestos atostogos bus nurašytos nuo jo.

Pastabos – šiame lauke įvedama bet kokia papildoma informacija (laisvas tekstas).

Toliau yra šie laukai:

Valandinis vidurkis – uždėjus varnelę, bus skaičiuojamas vidutinis valandos darbo užmokestis ir apmokama atostogų trukmė bus paskaičiuota valandomis. Nepasirinkus šio požymio, vidurkis ir apmokėjimas už atostogas bus skaičiuojamas dienomis.

Prieš paskutinių mėnesių vidurkis – uždėjus varnelę, vidurkio skaičiavimui bus naudojami trys priešpaskutiniai mėnesiai, neįtraukiant mėnesio prieš atostogų pradžios mėnesį. Nepasirinkus šio požymio, vidurkio skaičiavimui bus naudojami trys paskutiniai mėnesiai, įtraukiant mėnesį, einantį prieš atostogų pradžios mėnesį.

Suminė darbo laiko apskaita – uždėjus varnelę, apmokamų dienų arba valandų skaičius bus skaičiuojamas ne pagal darbuotojo grafiką, o pagal standartinį kalendorių „5DDS“ („5 darbo dienų kalendorius”).

Pavyzdžiui, darbuotojo grafikas yra 6 darbo dienos per savaitę ir toks darbuotojas išeina atostogų dviem savaitėms. Neuždėjus varnelės prie lauko Suminė darbo lako apskaita, atostoginiai bus suskaičiuoti už 12 darbo dienų (pagal darbuotojo grafiką), uždėjus varnelę – už 10 darbo dienų (pagal kalendorių „5DDS“).

Atostogų įrašas išsaugomas mygtuku „Užrašyti“

Pavyzdys Nr. 1

Atidarykime darbuotojo atostogų rezervą [Operacijos 🡪 Kompensacijos 🡪 Atostogų rezervas], arba paspauskime mygtuką „Pasirinkto darbuotojo atostogų rezervas“ atostogų lango [Operacijos 🡪 Atostogos 🡪 Atostogų įrašai], esantį viršutinėje dešinėje dalyje.

Matome, jog darbuotojas turi 14 laisvų dienų nuo 2025.01.03 iki 2026.01.02 ir 23 laisvų dienų nuo 2026.01.03 iki 2027.01.02.

Įveskime šiam darbuotojui 8 kalendorinių dienų atostogas, iš kurių 16 dienų būtų pagrindinės atostogos ir 2 dienos papildomų atostogų (įvedamas dienų skaičius). Užpildykime laukus Atostogų numeris, Laikotarpis nuo ir iki, Papildomų atostogų dienų skaičius. Kiti laukai užpildyti pagal nutylėjimą:

Po išsaugojimo matysime, kad susikūrė du atostogų įrašai – atskirai pagrindinėms ir papildomoms atostogoms. Šiuos įrašus generuoti į periodo priskaitymą reikės po vieną. Žemiau pateikiama informacija apie pasirinkto įrašo atostogų tipą, automatiškai suskaičiuotas atostogų darbo dienų ir darbo valandų skaičius:

Stulpeliuose Laik. nuo ir Laik. iki yra įvedant šias atostogas pagal nutylėjimą pasiūlytas anksčiausias dar neišnaudotas rezervo įrašas, t.y. laikotarpis nuo 2025.01.03 iki 2026.01.02. Pagrindinių atostogų dienos buvo nurašytos nuo šio laikotarpio, o papildomos atostogoms (2 dienos) minėto laikotarpio rezervo likučio nebuvo, tad buvo nurašytos nuo 2026.01.03 iki 2027.01.02 atostogų rezervo. Dabar darbuotojo atostogų rezervas atrodo taip:

Atostoginiai

Atostoginių skaičiavimas

Įvedus darbuotojui atostogų įrašą ir jį išsaugojus, programa automatiškai paskaičiuoja vidutinį atlyginimą ir atostoginius (jei atostogų įraše nurodytas apmokamų atostogų tipas):

Viršutinėje lango dalyje matomi visi pasirinkto darbuotojo atostogų įrašai (raudonu šriftu išskirti sugeneruoti įrašai), apatinėje – pasirinkto įrašo detalizavimas.

Vidutinį darbo užmokestį programa skaičiuoja pagal vidurkių konfigūracijos nustatymus, kurie matomi nuspaudus mygtuką „Vidurkių nustatymai“ lango dešinėje viršuje. Taip pat vidurkių konfigūraciją galima nustatyti lange Sistema 🡪 Sisteminiai nustatymai pasirinkus „Informacija vidurkių skaičiavimui“.

Atostoginių skaičiavimo eilutėje yra laukas Min. komp. d. užmok. (arba Min. komp. v. užmok., jeigu skaičiuojamas valandinis vidurkis), kuriame programa kiekvienam atostogų laikotarpio periodui (mėnesiui) automatiškai suskaičiuoja minimalų kompensuojamąjį dienos arba valandos darbo užmokestį. Jeigu suskaičiuotas dienos arba valandos vidurkis yra mažesnis negu atitinkamas minimalus kompensuojamasis užmokestis, atostoginių skaičiavimui bus imamas pastarasis:

Plačiau apie vidurkius (jų konfigūracijos nustatymus, minimalų kompensuojamąjį dienos arba valandos darbo užmokestį ir pan.) žr. skyrių Vidurkiai.

Atostogų įrašų redagavimas

Sugeneruotų įrašų sumas galima redaguoti tik periodo priskaitymuose. Atostogų modulyje redaguoti ir perskaičiuoti galima tik nesugeneruotus įrašus – redagavimo mygtukas „Taisyti įrašą“ po generavimo tampa neaktyviu, ir norint redaguoti tokį įrašą, reikia pirma atšaukti generavimą (žr. skyrelį Atostoginių generavimas ir generavimo atšaukimas). Ištrinti galima tiek nesugeneruotus, tiek sugeneruotus įrašus.

Nesugeneruotą atostogų įrašą galima koreguoti paspaudus mygtuką „Taisyti įrašą“ .

Koreguoti galima baltuose laukuose esančias reikšmes. Pakeitimų išsaugojimo metu automatiškai persiskaičiuoja vidurkis ir atostoginių suma (lauko Prisk. suma reikšmė).

Vidurkio ir atostoginių perskaičiavimas

Programoje pasikeitus duomenims ar nustatymams, įtakojantiems vidurkio skaičiavimą, atostogų įrašui reikia atlikti vidurkio (tuo pačiu ir atostoginių) perskaičiavimą.

Tam reikia pasirinkti atostogų įrašą, viršutiniame dešiniame lango kampe paspausti mygtuką „Įrankiai“ ir pasirinkti meniu punktą „Vidurkio perskaičiavimas“.
Programa išves įspėjimą, kad rankiniu būdu padaryti koregavimai (aprašyti skyrelyje Atostogų įrašų redagavimas) neišliks. Paspaudus „Taip“, bus atliktas perskaičiavimas.

Atostogų įrašų trynimas

Įrašo ištrynimui reikia paspausti mygtuką . Programa išves paklausimą (žr. dešinėje). Paspaudus „Taip“, įrašas bus ištrintas. Jeigu įrašas buvo sugeneruotas į periodo priskaitymus, jį ištrynus, atostoginių priskaitymas taip pat bus ištrintas iš periodo priskaitymų. Apie tabelio žymėjimų atnaujinimą žr. skyrelį Tabelių pildymas pagal atostogų įrašą.

Jeigu atostogoms yra įvestas nutraukimas [Operacijos 🡪 Atostogų nutraukimas] (plačiau žr. skyrių Atostogų nutraukimas), programa neleis ištrinti tokių atostogų, kadangi pirmiausia reikia ištrinti atostogų atšaukimo įrašą.

Atostoginių generavimas ir generavimo atšaukimas

Jeigu įvedant atostogas, yra pasirinktas pagrindinių (kasmetinių), apmokamų tikslinių bei papildomos poilsio dienos tipas, paskaičiuotus atostoginius reikia sugeneruoti (perkelti į periodo priskaitymus).

Generavimui pasirinkite atostogų įrašą, kurį reikia sugeneruoti, ir pasirinkite vieną iš dviejų būdų:

paspauskite kairiajame viršutiniame lango kampe esantį mygtuką „Generavimas“ , arba
paspauskite dešiniajame viršutiniame lango kampe esantį mygtuką „Įrankiai “ ir pasirinkite meniu punktą „Atostoginių generavimas“.

Atsidarys generavimo langas. Jo laukų pildymas:

Periodas – pasirenkamas iš sąrašo periodas, į kurį reikia sugeneruoti atostoginių priskaitymą. Pagal nutylėjimą siūlomas po darbuotojų sąrašu pasirinktas periodas. Priskaitymas – iš priskaitymų sąrašo pasirenkamas priskaitymas, kuriuo suskaičiuoti atostoginiai turi persikelti į periodo priskaitymus. Pagal nutylėjimą siūlomas priskaitymas, kuriuo paskutinį kartą buvo generuoti atostoginiai. Išmokėjimas – neprivalomas laukas. Šiame lauke iš darbuotojo kortelėje įvestų išmokėjimų pasirenkamas išmokėjimas, kuriuo bus aprašytas išmokėjimas periodo priskaitymuose.

Užpildžius laukus, paspaudžiamas mygtukas . Atostoginių suma persikels į periodo priskaitymus, atostoginių įrašas taps raudonas, redagavimo ir generavimo mygtukai taps neaktyvūs.

Pavyzdys Nr. 2

Sugeneruokime pavyzdyje 1 ir skyrelyje 2.1. aptartas atostogas, nurodydami ir išmokėjimą (išmokėjimas prieš tai turi būti įkeltas į darbuotojo kortelę). Kadangi šios atostogos turi du įrašus (pagrindinės ir papildomos), jas generuoti reikia atskirai, bei galima nurodyti kitokį priskaitymą ir/ar išmokėjimą.

Sugeneravus periodo priskaitymuose matysime dvi priskaitytas sumas ir dvi išmokėjimų sumas:

Neatšaukus generavimo, periodo priskaitymuose atostoginių priskaitymus ir išmokėjimus galima koreguoti rankiniu būdu atitinkamai puslapiuose Priskaitymai ir Išmokėjimai, lauke Koreg. suma.

Generavimas atšaukiamas pasirinkus įrašą ir paspaudus mygtuką „Generavimo atšaukimas“ kairiajame viršutiniame lango kampe, arba viršutiniame dešiniajame kampe paspaudus mygtuką „Įrankiai“ ir pasirinkus meniu punktą „Atostoginių generavimo atšaukimas“.

Atostogų suteikimas darbuotojų grupei

Jeigu tam pačiam arba panašiam laikotarpiui to paties tipo atostogų išeina grupė įmonės darbuotojų, atostogas patogiau yra įvesti ne kiekvienam darbuotojui atskirai, o pasinaudoti atostogų suteikimo darbuotojų grupei galimybe.

Paspauskime viršutiniame dešiniajame lango kampe esantį mygtuką „Įrankiai“ ir pasirinkime meniu punktą „Atostogų suteikimas darbuotojų grupei“.
Atsidarys lentelė. Jos laukų pildymas: Atostogų numeris – įvedamas atostogų įrašo numeris. Tabelio žymėjimas – pasirenkamas iš sąrašo tabelio žymėjimas, kuriuo bus užpildyti darbuotojų tabeliai atostogų metu. Skyrius ir Pareigos – jei reikia, pasirenkamas iš sąrašo skyrius ir/arba pareigos. Tipas – pasirenkamas iš sąrašo atostogų tipas. Pagal nutylėjimą siūloma reikšmė „Pagrindinės (kasmetinės)“. Laikotarpis– nurodomas atostogų

laikotarpis, t. y. nuo kada ir iki kada suteikiamos atostogos. Pagal nutylėjimą abiejuose laukuose siūloma šios dienos data.

Laukai Valandinis vidurkis, Prieš paskutinių mėnesių vidurkis ir Suminė darbo laiko apskaita atitinka tuos pačius laukus kaip ir atostogų įvedime vienam darbuotojui, laukas Šv. d. pratęsiamos atitinka lauką Atostogos dėl šventinių dienų (apie šių laukų pildymą plačiau žr. skyrelį Atostogų įrašų peržiūra ir naujo įrašo įvedimas).

Paspaudus mygtuką , darbuotojams, kurie atitinka skyriaus bei pareigų filtrus, bus automatiškai sukurti atostogų įrašai. Juos koreguoti (jei reikia) bei generuoti reikia kiekvienam darbuotojui atskirai.

Tabelių pildymas pagal atostogų įrašą

Jeigu Sistema 🡪 Konfigūracija 🡪 Operacijos 🡪 Tabelio pildymas vedant operaciją konfigūracinio kintamojo Atostogos, komandiruotės ir atostogų nutraukimas reikšmė yra „Taip“, tada išsaugojus atostogų įrašą ir atnaujinus (atidarius tabelio langą arba paspaudus mygtuką „Atnaujinti“ ) darbuotojo tabelį, jame atostogų įraše nurodytomis dienomis atsiras atostogų įraše nurodytas atostogų žymėjimas. Ištrynus atostogų įrašą, tabelyje vietoj atostogų žymėjimo atsiras darbo laiko žymėjimai pagal darbuotojo darbo grafiką. Analogiškai tabelis užsipildo ir paredagavus atostogų įrašo laikotarpį.

Jeigu minėto kintamojo reikšmė yra „Ne“, tada išsaugojus naujai įvestą (arba paredaguotą) atostogų įrašą arba ištrynus įrašą darbuotojo tabelis automatiškai neužsipildys, reikės iš naujo suformuoti tabelį (mygtukas „Įrankiai“ tabelių lange).

Ataskaitų spausdinimas iš lango „Atostogų įrašai“

Lango „Atostogų įrašai“ dešinėje viršuje paspaudus mygtuką „Spausdinti“ , bus pateiktas su darbuotojų atostogomis susijusių ataskaitų sąrašas.

Plačiau apie šias ataskaitas ir jų formavimą žr. skyriuje Ataskaitos.

Dokumento nr. 44