Trigubas saugumas ir išplėstinė integracija

Saugi dokumentų valdymo sistema visiems dokumentas.

Sustiprinto saugumo sistema visiems dokumentams

Nuo atostogų prašymų pateikimo vos kelių mygtukų paspaudimu iki paprasto ir greito sąskaitų tvirtinimo, sutarčių pasirašymo ir jų saugojimo 50 metų ir ilgiau!

Trigubas apsaugos mechanizmas​

Sistema veikia aukšto saugumo ir patikimumo virtualiame serveryje su aktyvuotu kasdienių kopijų darymu. Užtikrinamas dokumentų pasiekiamumas ir jų “išsinešimas” tokia forma ir tada, kada reikia. Ribojamas dokumentų viešumas ir garantuojamas jų neliečiamumas visą saugojimo laikotarpį.

Išplėstinės integracijos su VVS​

Užtikrinamas automatizuotas, sklandus ir operatyvus duomenų: atostogų likučių ir prašymų eksportas ir importas iš/į DU sistemą, o pirkimo ir pardavimo sąskaitų – iš/į apskaitos programą. Iki 60% sutaupomas finansų vadovų, personalo ir apskaitos darbuotojų laikas.

Skaidrus diegimo planas

Nuo A iki Ž apsirašomas dokumentų valdymo procesas (dokumentų tipų šablonų pasirinkimas, pasirašymo tvarkos nustatymas) leidžia su sistema startuoti lengvai ir greitai bei išvengti perteklinių išlaidų ateityje.

Dokumentų archyvas

Pamirškite popierinius dokumentus, segtuvus ir dideles spintas – nuo šiol visos sąskaitos ir sutartys, net ir istorinės, lengvai pasiekiamos vienoje sistemoje, o pasibaigus jų saugojimo terminui, sunaikinamos vos kelių mygtukų paspaudimu. 

SMART katalogai

Pasinaudojant išmaniųjų filtrų sistema, akimirksniu suformuojamas konkrečiam naudojimo atvejui reikiamas neribotos apimties (net ir ateities) dokumentų rinkinys – taip užtikrinama sparčiausia prieiga prie norimų dokumentų ir patogi jų analizė.

Masinis pasirašymas

Masinis pasirašymas leidžia iki 70% pagreitinti prašymų tvirtinimo procesą – pasirašyti daugybę dokumentų galima vienu metu, o ne vieną po kito.

Greitas dokumentų rengimas

Sistemoje galite ne tik kurti dokumentus pagal parengtus dokumentų šablonus, bet ir juos iš anksto paruošti su Word, Excel ar kitomis programomis ir į sistemą patogiai įkelti jau PDF formatu.

Lengvas sistemo sparuošimas

Vos per savaitę įdiegiame standartinį funkcionalumą su tipiniais nustatymais, atliekame konfigūracijos pritaikymą, importuojame pradinius duomenis.

Greitas darbų startas

Vartotojui draugiška aplinka, iš anksto numatyti dokumentų tipų šablonai ir pasirašymo procesas leidžia su sistema startuoti lengvai ir greitai.

Dokumentų pasirašymo būdai

Parašo nereikalaujantis susipažinimas su dokumentais. Pažangusis parašas – vidinių ir trumpo saugojimo dokumentų pasirašymui. Kvalifikuotas m. parašas – atitinka eIDAS reikalavimus.

Didelėms ir nuotolinėms komandoms

Idealiai tinka didelėms ir/ar nuotolinėms komandoms: debesų technologija užtikrina patogią prieigą prie dokumentų visur ir visada bei saugų jų archyvą.

Vos keli paspaudimai

Vienu paspaudimu matomi darbuotojų atostogų planai ir jų likučiai. Visų prašymų tvirtinimo procesas vyksta automatizuotai su masinio pasirašymo galimybe, o darbuotojų supažindimas su vidaus dokumentais atliekamas vos kelių mygtukų paspaudimu.

Kitoks požiūris į dokumentų valdymą

Per interneto naršyklę ir mobiliajame įrenginyje pasiekiama dokumentų valdymo sistema „Docomoon“ išsiskiria naudojimosi paprastumu, patogumu ir itin greitu darbų startu.

Tačiau, kad ir kokia lengva naudoti sistema iš išorės beatrodytų, viduje slypi galingas architektūrinis ir algoritmų variklis, kuris leidžia atlikti gilias dokumentų kūrimo, apdorojimo, pasirašymo ir kitas jų valdymo operacijas bei integracijas su kitomis sistemomis vos per akimirką. 

80%

Mažiau popieriaus ir su juo susijusių operacijų

70%

Greitesnis dokumentų pateikimas ir pasirašymas

60%

Sutaupytas apskaitos ir personalo darbuotojų laikas

Kada pradėti galvoti apie dokumentų skaitmenizavimą?

Dirbate nuotoliu?

Neįmanoma sudaryti sąlygų nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams lengvai ir greitai pateikti atostogų prašymų, pasirašyti skirtingus  dokumentus, tvirtinti sąskaitas? 

Vargina klausimai dėl atostogų likučio?

Daugiau nesikankinkite dėl pasikartojančių klausimų apie atostogų likučius, kas ir kada atostogauja, o kas atostogaujančius pavaduoja.

Pavargote bėgioti?

Pavargote nuo bėgiojimo renkant susipažinimo su įmonės tvarkomis parašus, o darbuotojų pasirašymai nuolat vėluoja?

Brangus popierius?

Per brangu spausdinti, saugoti ir, prireikus, ieškoti popierinių dokumentų segtuvuose ir spintose, gaišti laiką juos naikinant?

Funkcionalumas

Ši dokumentų valdymo sistema leidžia valdyti ir saugoti tiek skaitmenines popierinių dokumentų kopijas, tiek pilnai elektroninius dokumentus, pasirašytus pažangiuoju ar kvalifikuotu elektroniniu parašu. 
  • Sklandus ir greitas atostogų prašymų pateikimas ir keitimas, tvirtinimas ir atmetimas net ir dirbant nuotoliniu būdu.
  • Automatizuotas prašymo tvirtinimo/atmetimo procesas pagal numatytą tvirtinimo seką.
  • Patogus prašymų pasirašymas pažangiuoju elektroniniu parašu.
  • Masinis (kelių prašymų) pasirašymas vieno mygtuko paspaudimu.
  • Automatizuotai skaičiuojami ir matomi tikslūs darbuotojo atostogų likučiai.
  • Patogus ir tikslus pavadavimų planavimas ir derinimas.
  • Galimybė kiekvienam darbuotojui pateikti išankstinius atostogų planus.
  • Automatinių pranešimų dalyviams el. paštu apie atostogų patvirtinimą, atmetimą ar pakeitimą siuntimas.
  • Automatizuotas ir operatyvus atostogų likučių, atostogų prašymų duomenų pateikimas iš/į apskaitos programą.
  • Tiksliai planuokite savo veiklą, žinodami savo
    komandos atostogų planus.
  • Kalendoriuje atvaizduojamos visos komandos atostogos, įskaitant mamadienius/tėvadienius ir planuojamas ar dar nepatvirtintas atostogas.
  • Galimybė matyti tiek savo skyriaus, tiek visos įmonės darbuotojų atostogas.
  • Patogus komandiruočių prašymo pateikimas tvirtinimui vos kelių mygtukų paspaudimu.
  • Automatinis įsakymo generavimas įmonės vadovui.
  • Vos kelių mygtukų paspaudimu darbuotojai supažindinami su vidaus taisyklėmis, darbų saugos ir sveikatos dokumentais, instrukcijomis, įsakymais bei kitais įmonės vidiniais
    dokumentais.
  • Automatinis tvarkų ir įsakymų priskyrimas pagal sudarytas darbuotojų grupes arba bendrai įmonės darbuotojams.
  • Susipažinimo dokumentai išsiunčiami akimirksniu ir susipažinimo eiga matoma realiu laiku. Susipažinimui parašas nereikalingas.
  • Išsiųstos susipažinti tvarkos darbuotojui lengvai ir bet kada pasiekiamos jo savitarnoje. Saugoma pasirašymo istorija ir tvarkinga vidaus taisyklių dokumentacija.
  • Vos kelių mygtukų paspaudimu darbuotojai supažindinami su vidaus taisyklėmis, darbų saugos ir sveikatos dokumentais, instrukcijomis, įsakymais bei kitais įmonės vidiniais dokumentais.
  • Su įdarbinimu ir atleidimu susijusių dokumentų išsiuntimas pasirašymui išoriniams kontaktams.
  • Darbo sutarčių pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančius eIDAS reikalavimus.
  • Kitų sutarčių (klientams, tiekėjams, partneriams) įkėlimas, išsiuntimas pasirašymui ir pasirašymas kvalifikuotu parašu.
  • Pardavimo ir pirkimo sąskaitų faktūrų eksportas ir importas iš/į EuroSkaitą.
  • Pirkimo sąskaitų faktūrų duomenų nuskaitymas OCR pagalba ir užpildymas.
  • Patogus pirkimo sąskaitų faktūrų perdavimas/siuntimas vizavimui atsakingiems asmenims.
 
  • Istorinių dokumentų importas į DOCOMOON sistemą.
  • Grieta ir patogi prieiga prie elektroninių dokumentų, kad ir kur bebūtumėt.
  • Išplėstinės dokumentų SMART katalogo funkcija, paieškos, filtravimo ir peržiūros galimybės.
  • Ilgalaikis dokumentų saugojimas sistemoje pagal LR įstatymų nustatytus reikalavimus.
  • Dokumentų naikinimas pasibaigus saugojimo terminui atliekamas vos kelių mygtukų paspaudimu.

Docomoon planai

Pasirinkite optimaliausią planą ir skirkite laiką svarbiausioms užduotims.

Informacija ruošiama…

Prototechnikos sprendimus sėkmingai naudoja:

Registracija bandomajai versijai

Turite klausimų? Reikalinga konsultacija? Kiekvienos įmonės procesai ir poreikiai skirtingi – pasikalbėkime apie iššūkius Jūsų versle.