Įmonės apskaitos išskaidymo būdai

Jeigu norite detalizuoti savo įmonės apskaitą ir gauti informaciją apie tai, kiek įmonės pajamų ir sąnaudų skirta kiekvienai konkrečiai įmonės veiklos sričiai, kiekvienam atskiram padaliniui ar atskiram gaminiui, veskite ne tik bendrąją, bet ir verslo centrų apskaitą. Tada visą savo įmonės apskaitą galėsite išskaidyti atskiriems verslo centrams. Kiekviename verslo centre kaupiamos tą verslo centrą atitinkančios sumos.

Įmonės apskaitą galite išskaidyti keliais būdais. Pasirinkite savo įmonės apskaitos pjūvių variantus :

• verslo centrai operacijoms gali būti priskiriami priklausomai nuo įmonės padalinių, cechų, skyrių ar filialų, kuriems priklauso šios operacijos;
• verslo centrai operacijoms gali būti priskiriami priklausomai nuo operacijose dalyvaujančių vertybių, vertybių sekcijų, vertybių grupių ar vertybių tipų;
• verslo centrai operacijoms gali būti priskiriami priklausomai nuo įmonės projekto, kuriam priklauso šios operacijos (pavyzdžiui, prekyba baldais, prekyba raštinės reikmenimis, paslaugos raštinei, transporto paslaugos, parodos ir pan.);
• verslo centrai operacijoms gali būti priskiriami priklausomai nuo asmenų, atsakingų už šias operacijas;
• verslo centrai operacijoms gali būti priskiriami priklausomai nuo tų operacijų partnerių;
• galimi ir kiti apskaitos išskaidymo būdai.

Programoje yra galimybė išskaidyti įmonės apskaitą trimis skirtingais pjūviais – t.y. operacijų sumos gali būti nepriklausomai išskaidytos Kaštų, Projektų bei Produktų centrams.

Verslo centrų sąrašai pildomi programos moduliuose Kaštų centrai, Projektų centrai bei Produktų centrai. Apie šių sąrašų pildymą skaitykite toliau esančiame skyriuje.

Verslo centrai – Kaštų centrai, Projektų centrai, Produktų centrai

Verslo centrai gali būti įvedami trijuose programos moduliuose:

• Sąrašai=>Verslo centrai=>Kaštų centrai
• Sąrašai=>Verslo centrai=>Projektų centrai
• Sąrašai=>Verslo centrai=>Produktų centrai

Šiuose moduliuose įvedami verslo centrų sąrašai. Pildykite vieną, du arba visus tris verslo centrų sąrašus – priklausomai nuo to, kiek įmonės apskaitos pjūvių jūs norite turėti. Kiekvieno iš šių trijų sąrašų įrašų kiekis neribojamas.

Kaštų centrų sąraše yra įrašas, kurio kodas ‘KC???’, o pavadinimas ‘KC-nepaskirstyta’. Tai specialus kaštų centras, kuris bus priskirtas operacijoms tuo atveju, jei joms nenurodytas kitas kaštų centras arba, jei konkretiems kaštų centrams priskirta ne visa operacijos suma, tai sumos likutis bus priskirtas kašų centrui ‘KC-nepaskirstyta’.

Įvedant naują kaštų centrą, pildomi šie laukai:

• Kodas. Kaštų centro kodas. Ši reikšmė įvedamas ranka (automatiškai negeneruojamas).
• Pavadinimas. Kaštų centro pavadinimas.
• Projektų centrų sąraše yra įrašas, kurio kodas ‘PJ???’, o pavadinimas ‘PJ-nepaskirstyta’. Šis projektų centras bus priskirtas operacijoms tuo atveju, jei joms nenurodytas kitas projektų centras arba, jei konkretiems projektų centrams priskirta ne visa operacijos suma, tai sumos likutis bus priskirtas projektų centrui ‘PJ-nepaskirstyta’.
• Produktų centrų sąraše yra įrašas, kurio kodas ‘PD???’, o pavadinimas ‘PD-nepaskirstyta’. Šis produktų centras bus priskirtas operacijoms tuo atveju, jei joms nenurodytas kitas produktų centras arba, jei konkretiems produktų centrams priskirta ne visa operacijos suma, tai sumos likutis bus priskirtas produktų centrui ‘PD-nepaskirstyta’.

Įvedant naują projektų ar produktų centrą, pildomi tokie patys laukai, kaip ir kaštų centro įvedimo metu, t.y. nurodomas naujai įvedamo centro kodas ir pavadinimas.

🛈 Verslo centrų ‘KC-nepaskirstyta’, ‘PJ-nepaskirstyta’ ir ‘PD-nepaskirstyta’ trinti bei koreguoti negalima.

Verslo centrų priskyrimas operacijoms

Verslo centrų priskyrimas operacijai matomas, iškvietus šiai operacijai įrankių funkciją Verslo centrai.

🛈 Primename, kaip pasirinktai operacijai iškviesti Įrankių funkciją: paspauskite mygtuką (arba klavišą F9, arba dešinįjį pelės klavišą toje lango dalyje, kurioje yra operacijų sąrašas) ir atsiradusiame meniu pasirinkite punktą Verslo centrai.

Ekrane matysite Verslo centrų paskirstymo langą:

Aukščiau esančiame pavyzdyje pasirinktos operacijos suma (5854 Eur) paskirstyta verslo centrams šitokiu būdu:

• Kašto centrui ‘VIL’ priskirta 3580 Eur, o kašto centrui ‘Šiau’ – 2274 Eur;
• Projektų centrai šiai operacijai nepriskirti;
• Visa operacijos suma (5854 Eur) priskirta produktų centrui ‘KANC’.

Programoje yra keturi verslo centrų priskyrimo operacijoms būdai. Aptarsime juos detaliai.

Tiesioginis verslo centrų priskyrimas

Verslo centrų priskyrimas operacijoms gali vykti tuose moduliuose, kuriuose šios operacijos buvo užregistruotos, arba modulyje Bendras žurnalas. Operacijų sąraše pasirinkite operaciją, kuriai norite priskirti verslo centrus, ir iškvieskite jai Įrankių funkciją Verslo centrai.

Ekrane matysite Verslo centrų paskirstymo langą:

Jeigu norite nurodyti kašto centrus pasirinktai operacijai, atlikite šiuos veiksmus:

• Pasirinkite lango puslapį Kaštų centrai (1) arba Visi (4);
• Paspauskite lango viršuje esantį mygtuką ir ekrane atsiradusiame Kašto centrų sąraše pasirinkite operacijai priskiriamą kaštų centrą. Jam automatiškai bus priskirta visa operacijos suma (jeigu visa pasirinktos operacijos suma turi būti priskirta vienam kaštų centrui, kašto centrų paskirstymas jau baigtas);
• Jeigu pasirinktam kaštų centrui turi būti priskirta ne visa pasirinktos operacijos suma, įveskite arba konkrečią sumą (lauke ‘Įv.suma’), arba operacijos sumos dalį procentais (lauke ‘%’), skiriamą šiam kaštų centrui;
• Jeigu pasirinktos operacijos suma turi būti priskirta ne vienam kaštų centrui, tada kiekvienam naujam kaštų centrui įvesti paspauskite klaviatūros klavišą ↓ (operacijai priskirtų kaštų centrų sąraše atsiras nauja eilutė) ir, paspaudę mygtuką , Kaštų centrų sąraše pasirinkite kitą operacijai priskiriamą kaštų centrą. Naujai pasirinktam kaštų centrui bus automatiškai priskirta operacijos sumos dalis, nepriskirta jokiam kaštų centrui – šią sumą, žinoma, galite redaguoti – nurodykite konkrečią kašto centrui skiriamą sumą (lauke ‘Įv.suma’) ar bendros operacijos sumos dalį procentais (lauke ‘%’).

Projektų ir Produktų centrai pasirinktai operacijai priskiriami analogiškai. Projektų centrai pasirinktai operacijai priskiriami lango puslapyje Projektai(2) arba visi(4); o Projektų centrų sąrašą pasirinkimui ekrane matysite paspaudę lango viršuje esantį mygtuką . Produktų centrai pasirinktai operacijai priskiriami lango puslapyje Produktai(3) arba Visi(4), o Produktų centrų sąrašą pasirinkimui ekrane matysite paspaudę lango viršuje esantį mygtuką .

Verslo centrų priskyrimą pasirinktai operacijai patvirtinsite, paspaudę lango viršuje esantį mygtuką arba jį atitinkančią klavišų kombinaciją Ctrl+Enter.

Jeigu paspausite lango viršuje esantį mygtuką , atmesite įvestą verslo centrų priskyrimą pasirinktai operacijai.

Verslo centrų priskyrimas pagal šabloną

Dažnai vieno tipo operacijų suma verslo centrams paskirstoma pastoviu iš anksto žinomu santykiu.

Pavyzdys. Tarkime, registruojant reklamos išlaidas, pirmajam ir ketvirtajam įmonės padaliniams visada skiriama po 10%, antrajam – 50%, o trečiajam – 30%; o registruojant mokesčius 60% sumos visada priskiriama pirmajam skyriui, o 40% – antrajam.

Tokiu atveju patogu šiuos santykius aprašyti iš anksto. Tam kuriami verslo centrų rinkinių šablonai. Verslo centrų rinkinių šablonai įvedami programos modulyje Verslo centrų šablonai.

Verslo centrų rinkinų šablonai

Sąrašai=>Verslo centrai=>Verslo centrų rinkinių šablonai

Šiame modulyje matomas ir įvedamas verslo centrų rinkinių šablonų sąrašas. Šie šablonai gali būti naudojami atliekant verslo centrų priskyrimą operacijoms.

Įvedant naują verslo centrų rinkinių šabloną, pildomi šie laukai:

• Kodas. Verslo centrų rinkinių šablonas. Ši reikšmė įvedama ranka (automatiškai negeneruojama).
• Pavadinimas. Verslo centrų rinkinio šablono pavadinimas.

Sukūrus verslo centrų rinkinių šabloną, turite nurodyti, kaip bus priskirti verslo centrai operacijoms, atliekant priskyrimą pagal šį šabloną. Verslo centrų šablonų sąrašo lango viršuje paspaudę mygtuką , ekrane matysite Verslo centrų paskirstymo langą, kuriame įvedamas verslo centrų paskirstymas pasirinktam šablonui. Verslo centrų paskirstymo įvedimas aprašytas ankstesniame aprašymo skyrelyje Tiesioginis verslo centrų priskyrimas.

Priskiriant verslo centrus konkrečiai operacijai pagal aprašytą šabloną, atlikite šiuos veiksmus:

• Pasirinktai operacijai iškvieskite Įrankių funkciją Verslo centrai;
• Verslo centrų paskirstymo lange paspauskite mygtuką ;
• Ekrane atsiradusiame Verslo centrų šablonų sąraše pasirinkite šabloną;
• Ekrane matomame lange VC paskirstymas nurodykite, kuriuos verslo centrus priskirti pasirinktai operacijai pagal nurodytą šabloną:

Paspaudus mygtuką arba klavišą Enter tie verslo centrai, kuriuos atitinkančiuose laukuose yra nustatytas požymis , bus paskirstyti pagal nurodytą šabloną, o tie verslo centrai, kuriuos atitinkančiuose laukuose požymio nėra , skirstomi nebus.

🛈 Skirtingi verslo centrai gali būti paskirstyti pagal skirtingus šablonus.

Paspaudus mygtuką arba klabišą Esc atmesite verslo centrų priskyrimą pagal šabloną pasirinktai operacijai.

Automatinis verslo centrų priskyrimas

Verslo centrai nurodomi operacijose dalyvaujantiems objektams

Dažnai verslo centrų priskyrimas operacijoms priklauso nuo jose dalyvaujančių objektų. Verslo centrų priskyrimą tokiais atvejais galima atlikti greičiau, naudojantis automatiniu verslo centrų paskirstymu.

Verslo centrai iš anksto gali būti priskirti Mūsų asmenų, Partnerių, Sekcijų, Prekių tipų bei Prekių grupių sąrašų įrašams. Verslo centrų paskirstymas pasirinktam šio sąrašo objektui nurodomas, paspaudus lango viršuje esantį mygtuką .

Automatiškai priskiriant verslo centrus konkrečiai operacijai, atlikite šiuos veiksmus:

• Pasirinktai operacijai iškvieskite Įrankių funkciją Verslo centrai;
• Verslo centrų paskirstymo lange paspauskite mygtuką ;
• Ekrane matomame lange Užpildymo būdai nurodykite, pagal kokį operacijos objektą turi būti priskirtas kiekvienas iš verslo centrų:

Laukų ‘Užpildymo būdas KC’, ‘Užpildymo būdas PJ’ ir ‘Užpildymo būdas PD’ reikšmės pasirenkamos iš sąrašo:

• Paspaudus mygtuką arba klavišą Enter, verslo centrai pasirinktai operacijai bus priskirti automatiškai pagal joje dalyvaujančius objektus.
• Paspaudus mygtuką arba klavišą Esc, atsisakysite automatinio verslo centrų paskirstymo.

Verslo centrai nurodomi programos Konfigūracijoje

Visoms Pirkimų valdymo bei Pardavimų valdymo moduliuose registruojamoms operacijoms verslo centrai gali būti priskirti automatiškai. Verslo centrų paskirstymas šių tipų operacijoms gali būti nurodomas programos modulyje Konfigūracija (apie darbą šiame modulyje skaitykite aprašymo skyriuje Konfigūracija). Tokiu atveju verslo centrai operacijoms priskiriami, atsižvelgiant į jose dalyvaujančius objektus. Šis verslo centrų paskirstymo operacijoms būdas yra pats greičiausias.

Konfigūracijos medžio šakoms Konfigūracija => Operacijos, Konfigūracija => Operacijos => Pardavimų modulis, Konfigūracija => Operacijos => Pirkimų modulis ir visoms kitoms šakoms, kurios atitinka konkrečius Pirkimų valdymo bei Pardavimų valdymo moduliuose registruojamų operacijų tipus, priklauso po tris kintamuosius, skirtus automatiniam verslo centrų paskirstymui:

• ‘VC (kaštų centrai) užpildymas pagal’,
• ‘VC (projektai) užpildymas pagal’,
• ‘VC (produktai) užpildymas pagal’.

Šių kintamųjų reikšmės apsprendžia, kaip bus automatiškai priskirti verslo centrai atitinkamo tipo operacijoms.

Minėtų kintamųjų reikšmės pasirenkamos iš sąrašo:

• Atsakingą už vykdymą
• Gavėją
• Mokėtoją
• Ne
• Partnerį
• Sekcijas
• Vertybių grupes
• Vertybių kuratorius
• Vertybių tipus

Nurodžius šių kintamųjų reikšmes, įvesta atitinkamo tipo operacija jos užrašymo metu automatiškai bus paskirstyta tiems verslo centrams, kurie priskirti Konfigūracijoje nustatytiems šios operacijos objektams.

Galimos Konfigūracijos kintamųjų ‘VC užpildymas pagal’ reikšmės:

• ‘Atsakingą už vykdymą’ – verslo centrai bus užpildyti pagal atsakingam operacijos asmeniui priskirtus verslo centrus;
• ‘Vertybių grupes’ – verslo centrai bus užpildyti pagal operacijoje dalyvaujančių vertybių grupėms priskirtus verslo centrus;
• ‘Vertybių kuratorius’ – verslo centrai bus užpildyti pagal operacijoje dalyvaujančių vertybių kuratoriams priskirtus verslo centrus;
• ‘Vertybių tipus’ – verslo centrai bus užpildyti pagal operacijoje dalyvaujančių vertybių tipams priskirtus verslo centrus;
• ‘Gavėją’ – verslo centrai bus užpildyti pagal operacijos gavėjui priskirtus verslo centrus (jeigu operacijoje gavėjas nenurodytas, jis sutampa su operacijos partneriu);
• ‘Mokėtoją’ – verslo centrai bus užpildyti pagal operacijos mokėtojui priskirtus verslo centrus (jeigu operacijoje mokėtojas nenurodytas, jis sutampa su operacijos partneriu);
• ‘Sekcijas’ – verslo centrai bus užpildyti pagal operacijoje dalyvaujančių vertybių sekcijoms priskirtus verslo centrus;
• Partnerį – verslo centrai bus užpildyti pagal operacijos partneriui priskirtus verslo centrus;
• ‘ ‘ – kintamajam nepriskirta jokia reikšmė;
• ‘Ne’ – tai reiškia, kad pasirinktą Konfigūracijos šaką atitinkančio tipo operacijos neskirstomos verslo centrams automatiškai.

🛈 Jeigu verslo centrai operacijai priskiriami automatiškai pagal operacijos vertybėms priklausančią informaciją (pagal vertybių sekcijas, grupes, tipus ar kuratorius), tai operacijos sumos dalis, tenkanti kiekvienam verslo centrui, yra proporcinga kiekvieno kūnelio sumai be PVM ir tai daliai, kuri nurodyta prie vertybės informacijos (verslo centrų paskirstymas konkrečiai vertybei). Jei kurioms nors vertybėms atitinkamas verslo centras nėra priskirtas, programa šias vertybes atitinkančias sumas automatiškai priskirs specialiam verslo centrui ‘Nepaskirstyta’ (‘KC-nepaskirstyta’, ‘PJ-nepaskirstyta’ ar ‘PD-nepaskirstyta’).

Operacijos patvirtinimo metu verslo centrų užpildymo būdas nustatomas pagal jos tipą atitinkančioje Konfigūracijos šakoje nustatytas reikšmes. Jei šioje Konfigūracijos šakoje esančiam kintamajam ‘VC užpildymas pagal’ reikšmė nėra priskirta (reikšmė – tuščia eilutė), tada verslo centrų užpildymo būdas nustatomas pagal aukštesnio lygio šakoje esantį tokį patį kintamąjį. Jeigu ir šiam kintamajam nepriskirta jokia reikšmė, verslo centrų užpildymo būdas nustatomas pagal dar aukštesnio lygio šakoje esantį tokį patį kintamąjį.

Pavyzdys. Įvedus naują pardavimo operaciją, jos suma bus paskirstyta tiems verslo centrams, kurie priskirti operacijos objektams, nurodytiems kaip Konfigūracijos medžio šakos Konfigūracija => Operacijos => Pardavimų modulis => Pardavimas kintamųjų ‘VC (kaštų centrai) užpildymas pagal’, ‘VC (projektai) užpildymas pagal’, ‘VC (produktai) užpildymas pagal’ reikšmės. Jeigu kažkuriam iš šių kintamųjų reikšmė nėra priskirta (t.y. reikšmė – tuščia eilutė), tada operacijos suma bus paskirstyta tiems verslo centrams, kurie priskirti operacijos objektui, nurodytam kaip Konfigūracijos medžio šakos Konfigūracija => Operacijos => Pardavimų modulis tokio paties kintamojo reikšmė. Jeigu ir šiam kintamajam nėra priskirta jokia reikšmė, tada operacijos suma bus paskirstyta tiems verslo centrams, kurie priskirti operacijos objektui, nurodytam kaip Konfigūracijos medžio šakos Konfigūracija => Operacijos tokio paties kintamojo reikšmė.

🛈 Jeigu Konfigūracijos kintamajam ‘VC užpildymas pagal’ priskirta reikšmė ‘Ne’, automatinis verslo centrų paskirstymas nutraukiamas ir nebeatliekama tokio paties kintamojo paieška aukštesnio lygio Konfigūracijos medžio šakoje.

Dokumento nr. 33