Programoje įvestus duomenis ataskaitų pagalba galima analizuoti įvairiais pjūviais. Kiekviena ataskaita turi duomenų pateikimo logiką, todėl labai svarbus teisingas operacijų tipų parinkimas įvedant duomenis. Kaip teisingai vesti standartines operacijas ir gauti teisingas ataskaitas?
1. Skolų užskaitų tipų operacijos
Dažnas klausimas yra nesutampančios skolos skirtingose ataskaitose.
Darbui su partneriais yra skirti pagrindiniai programos moduliai:
- ‚Pirkimai‘ ir ‚Įmonės išlaidos‘ darbui su tiekėjais.
- ‚Pardavimai‘ darbui su klientais.
Partneris gali būti tiek klientas, tiek tiekėjas, tačiau rekomenduojama partnerių sąraše įvesti tik vieną kortelę. Naudojant vieną partnerio kortelę tam tikrose ataskaitose matysite bendrą partnerio judėjimą, o kitose ataskaitose vaizdą iš kliento pusės arba iš tiekėjo. Labai svarbu tinkamai pasirinkti operacijos tipą. Nuo pasirinkto tipo priklauso ataskaitų duomenys.
Pagrindinė programos taisyklė norint gauti teisingas sąskaitų korespondencijas ir ataskaitas:
- tiekėjų operacijos vedamos Pirkimų ir Įmonės išlaidų moduliuose,
- klientų operacijos vedamos Pardavimų modulyje.
Pirkimų modulyje be įprastų Pirkimo operacijų yra operacijų tipai skirti skoloms užskaityti, tai:
- Įsiskolinimas (didina skolą),
- Užskaita (mažina skolą).
Pardavimų modulyje skoloms užskaityti yra skirti du operacijos tipai (pagal nutylėjimą dalyvauja kliento skolos sąskaita):
- Skolų paskelbimas (didina skolą),
- Skolų užskaitymas (mažina skolą).
Skolų užskaitų operacijų tipai yra ir Pirkimų, ir Pardavimų moduliuose. Netinkamai pasirinkus operacijų tipą gaunamas ataskaitų iškraipymas.
Jei tvarkomos kliento skolos, operacijos ,Skolos užskaita‘ arba ,Įsiskolinimas‘, vedamos Pardavimų modulyje. Šioms operacijoms pagal nutylėjimą bus priskirtas sąskaitos tipas ‚Klientai‘ ir kliento sąskaita iš partneriui priskirtos PSG.
Jei tvarkomos tiekėjo skolos operacijos vedamos per Pirkimų modulį. Operacijoje dalyvaus sąskaitos tipas ‚Tiekėjai‘ ir tiekėjo skolos sąskaita.
Buhalterinę sąskaitą galima pakeisti ranka bei gauti reikiamą sąskaitų korespondenciją, tačiau sąskaitos tipas liks tas pats, automatiškai priskirtas pagal operacijos tipą. Tokia operacija, nors ir turėdama tiekėjo skolos buhalterinę sąskaitą, pateks į kliento srauto ataskaitas.
2. Skolų užskaitų operacijų panaudojimas
Sudengti operacijas (PP atsiskaitymai) ankstesniuose perioduose dažniausiai nebegalima, nes būna uždaryti periodai ar priduotos metinė atskaitomybė. Tokiu atveju dengimą reikia atlikti einamąjį periodą.
Patogiausias įrankis atlikti operacijų tarpusavio dengimą yra operacijų tipas „Užskaitos“ – Operacijos 🡪 Operacijų registrai 🡪 Užskaitos.
Šio įrankio pagalba galima atlikti partnerio operacijų dengimus bei dvišalius, trišalius ir n-šalius operacijų dengimus su skirtingais partneriais bei atspausdinti dengimo aktą.
Jei šio modulio nesate įsigiję, užskaitas reikės atlikti per Pirkimų, Pardavimų modulius vedant kelias operacijas. Toks operacijų vedimas neturi tarpusavio ryšio.
Pavyzdys.
Tarkime partneris yra ir klientas, ir tiekėjas. Ankstesniuose perioduose liko nesudengtos Pirkimo ir Pardavimo operacijos. Operacijų skolų buhalterinės sąskaitos skiriasi. Jei tokia operacijas sudengsite tarpusavyje pasikeis ankstesnių periodų rezultatas. Todėl skolas reikia tvarkyti einamąjį periodą.
Analizuojant skolų ataskaitą iš Tiekėjų pusės matome įsiskolinimą tiekėjui:
Analizuojant iš Klientų pusės – skolą už pardavimus:
Tokiu atveju skolų užskaitos tvarkomos einamajame periode.
Tiekėjo skolą tvarkome Pirkimų modulyje vesdami operaciją ,Užskaita‘ sumai 169,40 Eur. Sąskaitų korespondencijoje dalyvaus Tiekėjo ir tarpinė užskaitų sąskaita.
Operacija dengiama (PP atsiskaitymai) su Pirkimo operacija.
Kliento skolą tvarkome Pardavimų modulyje vesdami operaciją ,Skolos užskaita‘ sumai 169,40 Eur. Operacija dengiama su Pardavimo operacija.
Tarpinė užskaitymų sąskaita užsidaro, dalyvaudama vienoje operacijoje Debeto pusėje, kitoje Kredito.
🛈 Dengiamos operacijos skolos sąskaitą patogiai galite pamatyti įjungę mygtuką 
,Matyti/Slėpti‘ ekrano apatinėje dalyje. Atliekant dengimo veiksmą, skolos sąskaitą galite matyti dengimui pasirenkamų operacijų sąraše.
🛈 Dengint dvi priešingo ženklo operacijas kai skiriasi operacijų skolos sąskaita prie vėlesnės operacijos automatiškai sugeneruojama papildoma sąskaitų korespondencija, perkelianti skolą iš vienos sąskaitos į kitą.
3. Vieno partnerio skolos perkėlimas kitam
Jei vieno tiekėjo skolą norite perkelti kitam, abi operacijos vedamos Pirkimų modulyje. Vienam tiekėjui vedama ‚Užskaita‘, kitam ‚Įsiskolinimas‘.
Klientų skolos tvarkomos Pardavimų modulyje, vedant operacijas ‚Skolos užsk‘ ir ‚Skolos pask.‘.
Jei tvarkomos praeities skolos, naujai įvestos skolų užskaitų, paskelbimo operacijos dengiamos su ankstesnėmis partnerių operacijomis.
4. Skolų nurašymas
Skoloms nurašyti naudojami tie patys operacijų tipai, Pirkimuose – Užskaita, Pardavimuose – Skolso užskaitymas. Po operacijos įvedimo, yra keičiama operacijos tarpinė užskaitymų sąskaita, pasirenkant sąskaitą į kurią nurašoma skola.
Sąskaita keičiama Operacijos informacijos puslapyje ‚Sąskaitos‘:
5. Operacijų sąskaitų tipas
Jei tiekėjo skolos užskaita buvo įvesta per „Skolų užsk.“ (Pardavimų modulis) ir pagal nutylėjimą priskirta kliento skolos sąskaita buvo pakeista į tiekėjo sąskaitą, rezultatas didžiojoje knygoje bus teisingas, tačiau analitinėse skolų ataskaitose rezultatas gali skirtis.
Operacijoje pakeitus skolos buhalterinę sąskaitą, sąskaitos Tipas nesikeičia. Operacija vis tiek priskiriama Klientų srautui.
Ataskaita Skolos ir terminai Pirkimų pusėje rodys tik Pirkimo modulio operacijas. ‚Skolų užskaita‘, įvesta Pardavimų modulyje, nebus įtrauktą.
Lyginant 44301 sąskaitos likutį su ataskaita ,Partnerių apyvarta sąskaitose‘, gausime skirtingą rezultatą.
6. Pinigų operacijos
Jei naudojate modulį Operacijos 🡪 Pinigų valdymas ir mokestinius pavedimus vedate programoje atkreipkite dėmesį, kad ties laukeliu ,Gavėja‘ galima pasirinkti kuri Partnerio skolos sąskaita dalyvaus sąskaitų korespondencijoje.
Pagal nutylėjimą operacijoje ‚Mokėjimo pavedimas‘ dalyvauja Tiekėjo tipo skolos sąskaita. Pasirinkus reikšmę ,Partneris (kliento sąskaita)‘, sąskaitų korespondencijoje dalyvaus Kliento tipo skolos sąskaita.
Reikšmę ,Partneris (kliento sąskaita)‘ rekomenduojama rinktis, kai yra grąžinami pinigai klientui.
Operacijų tipas ,A/s įplaukos‘ laukelyje ,Mokėtojas‘ turi reikšmes Partneris ir Partneris (tiekėjo sąskaita).
Pagal nutylėjimą naudojama reikšmė ,Partneris‘ ir dalyvauja Kliento skolos sąskaita.
Pasirinkus reikšmę ,Partneris (tiekėjo sąskaita)‘ operacijoje dalyvaus Tiekėjo tipo skolos sąskaita.
Reikšmę ,Partneris (tiekėjo sąskaita)‘ rekomenduojama rinktis, kai tiekėjas grąžina pinigus.
Operacijų importo metu dalyvauja sąskaitos pagal nutylėjimą. Mokėjimo pavedimuose – Tiekėjo tipo skolos sąskaita. A/s įplaukose – Kliento tipo sąskaita.
7. Operacijos su skolų sąskaitomis per OŽ
Būna išimčių, kai partnerių sumos yra tvarkomos per Operacijų žurnalą.
Jei OŽ operacijoje dalyvauja partnerio skolos sąskaita be partnerio, tuomet yra keičiamas sąskaitos suminis likutis, bet ne partnerio likutis toje sąskaitoje.
Ataskaita ,Partnerių apyvarta sąskaitose‘ tokias sumas pateikia su pastaba ‚Nenurodyta …‘. Per OŽ įvesta suma be partnerio informacijos nepatenka į ataskaitas ,Atsiskaitymai su partneriais‘, ,Skolos ir terminai2‘, ,Skolų suderinimo aktą‘.
Jei tokią situaciją turite iš anksčiau ir žinote kuriam partneriui ar partneriams priklauso suma, per Operacijų žurnalą galite vesti koreguojantį įrašą perkeliant sumą konkrečiam partneriui.
Vedant sumą per OŽ ir kūnelyje priskyrus partnerį, ataskaitoje ,Partnerių apyvarta sąskaitose‘ suma bus matoma prie partnerio.
Dokumento nr. 75
