Pasirinkę programos Meniu punktą Ataskaitos => Balanso ataskaitos ekrane matysite Jūsų programoje esantį Balanso ataskaitų sąrašą.

Balanso ataskaitų grupė gali būti laisvai papildoma programos vartotojo sukurtomis ataskaitomis. Be to, vartotojai gali laisvai keisti visų programoje esančių Balanso ataskaitų formas.

Ši programos galimybė leidžia pritaikyti programoje esančias Balanso ataskaitas prie savo Sąskaitų plano (laikui bėgant, jis gali keistis) bei susikurti naujas įmonės apskaitai reikalingas Balanso ataskaitų formas.

Balanso ataskaitose matomos sumos yra apskaičiuojamos pagal formules, nurodytas ataskaitų formose. Šios formulės gali būti laisvai keičiamos. Įrašytos formulės nurodo, kokios sumos turi būti pateikiamos ataskaitose – sąskaitų likučiai praėjusių metų galui, saldo per pirmą šių metų ketvirtį ar pan.

Balanso ataskaitų generavimas, nekeičiant jų formų ir formulių

Aptarsime, kaip generuojama programoje esanti (gali būti ir vartotojo sukurta) Balanso ataskaita, nekeičiant nei joje nurodytų formulių, nei ataskaitos formos.

🛈 Prieš bet kurios Balanso ataskaitos generavimą turi būti atliktas Sąskaitų likučių skaičiavimas .

Pasirinkite Meniu punktą Operacijos => Įrankiai => Sąskaitų likučių skaičiavimas. Atsidariusiame lange paspauskite mygtuką Pradėti. Pasibaigus skaičiavimui, matysite pranešimą ‚Įvykdyta sėkmingai‘:

Pasirinkite Meniu punktą Ataskaitos => Balanso ataskaitos ir pateiktame sąraše pasirinkite Jums reikalingą Balanso ataskaitą.

Ekrane matoma pasirinktos ataskaitos forma. Pirmoji jos eilutė ir pirmasis jos stulpelis yra skirti formulėms. Spausdinamoje ataskaitos formoje formulės nėra matomos.

Ataskaitos stulpelyje ‘Kodai‘ matomos sąskaitų plano sąskaitos. Šis stulpelis ataskaitoje matomas, jei laukas yra pažymėtas. O sąskaitų kodai šiame stulpelyje matomi, jeigu pažymėtas laukas :

Lauke ‚Kodas‘ matoma, kurios sąskaitos (sąskaitų) informacija bus pateikiama šioje ataskaitos eilutėje.

Lauke ‘Periodas’ nurodykite, kurio periodo ataskaitą generuosite (tai yra, kuris apskaitos periodas ataskaitoje bus laikomas atskaitos pradžia). Šio lauko reikšmė pasirenkama iš Apskaitos periodų sąrašo:

Lauke ‘Trukmė’ nurodykite, kokio ilgio laikotarpiui bus generuojama ataskaita. Šaime lauke nurodomas apskaitos periodų kiekis: . Šiame lauke gali būti nurodytas tik sveikas teigiamas skaičius.

Paspaudus mygtuką (Ctrl+I) surenkami nurodyto laikotarpio duomenys ir sugeneruojama ataskaita.

Ataskaitą atspausdinsite paspaudę mygtuką (Ctrl+P).

Kaskart generuojant ataskaitą ekrane matomoas priminimas:

Jeigu šio priminimo matyti nenorite, pažymėkite Meniu punktą Rezultatai => Nerodyti pranešimo perskaičiuojant.

Ataskaitoje gali būti pateikiama kelių laikotarpių informacija.

Laukuose ‘Periodas’ ir ‘Trukmė’ nurodomas Pagrindinis ataskaitos laikotarpis. Kiti ataskaitos laikotarpiai nustatomi atsižvelgiant į Pagrindinį laikotarpį.

Pagrindinis ataskaitos laikotarpis prasideda ‘Periodo’ pradžioje ir trunka tiek apskaitos periodų, kiek nurodyta lauke ‘Trukmė’.

Pavyzdys 1. Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, ‘Periodas’ = 2004 01 01 – 2004 01 31. Tada:

Trukmė Pagrindinis ataskaitos laikotarpis

1. 1. 2004 01 01 – 2004 01 31
   2. 2004 01 01 – 2004 06 30
   3. 2004 01 01 – 2004 12 31

Pavyzdys 2. Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, ‘Periodas’ = 2004 04 01 – 2004 04 30. Tada:

Trukmė Pagrindinis ataskaitos laikotarpis

1. 1. 2004 04 01 – 2004 04 30
   2. 2004 04 01 – 2004 05 31
   3. 2004 04 01 – 2004 06 30

Lauke ‚Kursas‘ gali būti nurodomas kursas, kuriuo naudojantis turi būti perskaičiuotos visos atskaitoje pateikiamos sumos:

Jeigu Kursas nėra lygus 1, tai visos ataskaitoje įrašomos sumos yra padalinamos iš Kurso. Pagal nutylėjimą Kursas = 1.

Formulių ir kodų užrašymo taisyklės

Kodai

Kodai nurodomi ataskaitos stulpelyje, virš kurio yra užrašas #FORM. Šiame lauke nurodoma, kurios sąskaitos informacija bus pateikiama kiekvienoje ataskaitos eilutėje.

‚Kodo‘ lauke gali būti nurodoma ne tik viena, bet ir kelios sąskaitos. Tuomet šioje ataskaitos eilutėje bus pateikiami sąskaitų likučių, apyvartų ar pan. sumos ar skirtumai:

• Jeigu tarp išvardintų sąskaitų yra pliusai ar kableliai, jų likučiai, apyvartos ar kt. yra sumuojami;
• Jeigu tarp sąskaitų yra dvitaškis, susumuojami visų šio intervalo detalių sąskaitų likučiai, apyvartos ar kt.
• Jeigu tarp sąskaitų yra minuso ženklas, ataskaitoje pateikiami jų likučių , apyvartų ar kt. skirtumas.

🛈Jeigu ‚Kodo‘ lauke nurodomas sąskaitų intervalas, rekomenduojame:

• rašyti jį laužtiniuose skliaustuose
• prie intervalo pabaigą nurodančios sąskaitos prirašyti simbolį x, pvz.: [10:17x]

Lauko ‚Kodas‘ reikšmių užrašymo pavyzdžiai:

Formulės

Pirmoje ataskaitos eilutėje yra nurodomos Formulės. Kiekviename Balanso ataskaitos stulpelyje matomos sumos, apskaičiuotos pagal formulę, įrašytą stulpelio viršuje.

Pavyzdžiui, Sumos, matomos stulpelyje ‚Finansiniai metai‘, apskaičiuotos pagal formulę #(0), o sumos, matomos stulpelyje ‚Praėję finansiniai metai‘, apskaičiuotos pagal formulę #(-1): (Pakeisti valiuta)

Aptarsim Balanso ataskaitos formulių užrašymo taisykles:

Formulės pradžioje rašomas simbolis #. Po jo skliaustuose nurodomas Laikotarpis, o už skliaustų – simbolis, apsprendžiantis, kas bus skaičiuojama – sąskaitų likučiai, apyvartos ar pan. Formulių pavyzdžiai: #(1)K, #(-2)3, #[1]0.

LAIKOTARPIO NUSTATYMAS

Skaičius lenktiniuose skliaustuose reiškia poslinkį nuo Pagrindinio ataskaitos laikotarpio. Paslinkio ilgis – ataskaitoje nurodoma Trukmė:

Užrašas #(0) reiškia Pagrindinį ataskaitos laikotarpį. Teigiamas skaičius skliaustuose nurodo, kiek Trukmės ilgio laikotarpių reikia pridėti, o neigiamas skaičius – kiek Trukmės ilgio laikotarpių reikia atimti.

Visų šių laikotarpių ilgis yra lygus Trukmei.

Pavyzdys 1.

Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, Periodas = 2004 09 01 – 2004 09 30, Trukmė = 1. Tada:

Formulė Laikotarpis

#(0) 2004 09 01 – 2004 09 30

#(1) 2004 10 01 – 2004 10 31

#(2) 2004 11 01 – 2004 11 30

#(4) 2005 01 01 – 2005 01 31

#(-1) 2004 08 01 – 2004 08 31

#(-2) 2004 07 01 – 2004 07 31

Pavyzdys 2.

Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, Periodas = 2004 01 01 – 2004 01 31, Trukmė = 12. Tada:

Formulė Laikotarpis

#(0) 2004 01 01 – 2004 12 31

#(1) 2005 01 01 – 2005 12 31

#(-1) 2003 01 01 – 2003 12 31

#(-2) 2002 01 01 – 2002 12 31

Pavyzdys 3.

Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, Periodas = 2004 01 01 – 2004 01 31, Trukmė = 3. Tada:

Formulė Laikotarpis

#(0) 2004 01 01 – 2004 03 31

#(1) 2004 04 01 – 2004 06 30

#(2) 2004 07 01 – 2004 09 30

#(-1) 2003 10 01 – 2003 12 31

Skaičius laužtiniuose skliaustuose reiškia poslinkį nuo Pagrindinio ataskaitos laikotarpio, kai poslinkio ilgis – apskaitos periodas.

Pavyzdys 1.

Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, Periodas = 2004 01 01 – 2004 01 31, Trukmė = 12. Tada:

Formulė Laikotarpis

#[0] 2004 01 01 – 2004 12 31

#[3] 2004 04 01 – 2005 03 31

#[-6] 2003 07 01 – 2004 06 30

Pavyzdys 2.

Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, Periodas = 2004 07 01 – 2004 07 31, Trukmė = 3. Tada:

Formulė Laikotarpis

#[0] 2004 07 01 – 2004 09 30

#[1] 2004 08 01 – 2004 10 31

#[2] 2004 09 01 – 2004 11 30

#[-1] 2004 06 01 – 2004 08 31

! Lenktiniuose formulės skliaustuose nurodomas laikotarpio poslinkis, matuojamas Trukme, o Laužtiniuose skliaustuose nurodomas laikotarpio poslinkis, matuojamas Apskaitos periodais.

Pavyzdys: Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, Periodas = 2004 01 01 – 2004 01 31, Trukmė = 6. Tada:

Formulė Laikotarpis

#(1) 2004 07 01 – 2004 12 31

#[1] 2004 02 01 – 2004 07 31

APSKAIČIUOJAMA REIKŠMĖ

Simbolis (raidė arba skaičius) už skliaustų nurodo, kokia suma pagal šią formulę bus skaičiuojama:

SKIRTINGO ILGIO LAIKOTARPIŲ NURODYMAS

Visų iki šiol aptartų formulių laikotarpiai buvo Trukmės ilgio. Tačiau užrašant formulę galima nurodyti ir kitą laikotarpio ilgį.

Jeigu laikotarpio ilgis nesutampa su Trukme, po formulės rašomas žvaigždutės simbolis, o už jo – laikotarpio ilgis (apskaitos periodų kiekis): #(6)*2, #[0]D*12.

Pastaba. Laikotarpio ilgis – visuomet sveikas teigiamas skaičius.

Pavyzdys.

Tarkime, kad apskaito periodas – mėnuo, Periodas = 2004 01 01 – 2004 01 31, Trukmė = 3. Tada:

Formulė   Laikotarpis ir Reikšmė

#(0)*2 Likutis laikotarpio 2004 01 01 – 2004 02 29 pabaigai

(laikotarpio ilgis – du apskaitos periodai)

#(2)1*6 Debetinė apyvarta per laikotarpį 2004 07 01 – 2004 12 31

(laikotarpio ilgis – šeši apskaitos periodai)

#[-1]1*4 Debetinė apyvarta per laikotarpį 2003 12 01 – 2004 03 31

(laikotarpio ilgis – keturi apskaitos periodai)

Tokiu būdu vienoje Balanso ataskaitoje galima matyti skirtingo ilgio laikotarpių duomenis. Pavyzdžiui, šalia atskirų mėnesių duomenų galima matyti ketvirčių ir metų duomenis.

🛈Vienoje balanso ataskaitoje gali būti lyginami skirtingo (laisvai pasirenkamo) ilgio laikotarpių duomenys.

Balanso ataskaitų formos

Kiekvienoje Balanso ataskaitos celėje pateikiama ‚Kodo‘ lauke nurodytos sąskaitos suma, priklausanti nuo tai celei nurodytos formulės: (Pakeisti valiuta)

Be to, formulės gali būti rašomos ne tik pirmoje ataskaitos eilutėje, bet ir pirmame ataskaitos stulpelyje:

Jeigu formulės nurodomos ataskaitos eilutėms, formulės virš ataskaitos stulpelių vis tiek yra reikalingos. Sumos, apskaičiuotos pagal pirmajame stulpelyje įrašytas formules, bus įrašytos tik į tuos ataskaitos stulpelius, virš kurių yra formulės (šiuo atveju formulės virš stulpelių nurodo tik tai, kad tas stulpelis priklauso ataskaitai).

! Kai tai pačiai ataskaitos celei nurodyta ir stulpelio formulė, ir eilutės formulė, celės reikšmė bus skaičiuojama pagal eilutės formulę.

Formuojant Balanso ataskaitas gali būti naudojamas ir kitas formulių užrašymo variantas:

• • virš stulpelių rašomi tik periodai – #(0), #(1),…
  • pirmame ataskaitos stulpelyje rašomos raidės ar skaičiai, nurodantys, kas kiekvienoje eilutėje turi būti apskaičiuojama: D – debetinė apyvarta laikotarpio pabaigai, 2 – Kreditinė apyvarta per perodą ir t.t.

Be to, formulės gali būti įrašomos ir #FORM (‚Kodų‘) stulpelyje.

Pavyzdžiui, užrašas L[20:29x] reišia, kad bus suskaičiuota visų 20-29 intervale esančių detalių sąskaitų likučių suma, o užrašas 2[600] reiškia, kad bus suskaičiuota kreditinė 600 sąskaitos apyvarta per nurodytą laikotarpį. Laikotarpis tokiu atveju nurodomas arba pirmajame ataskaitos stulpelyje, arba pirmoje eilutėje.

Balanso ataskaitų formų keitimas ir naujų formų kūrimas

Balanso ataskaitų formos gali būti lengvai keičiamos. Išsikvietę Jums reikalingą ataskaitą galite redaguoti bet kurioje ataskaitos celėje esančią informaciją – tekstus, kodus ar formules.

Formulės gali būti keičiamos arba tiesiog įrašant į ataskaitos celę naują formulę, arba naudojantis specialiu formulių redaktoriumi.

Formulių redaktorius gali būti iškviečiamas iš celės, esančios pirmame ataskaitos stulpelyje ar pirmoje ataskaitos eilutėje. Du kartus paspaudę kairį pelės klavišą ekrane matysite formulės įvedimo langą:

• Lauke ‚Lik.sk.tipas‘ nurodoma, kokia reikšmė bus apskaičiuojama pagal šią formulę – likutis laikotarpio pabaigai, saldo per periodą ar kt. Šio lauko reikšmė pasirenkama iš sąrašo.
• Lauke ‚Poslinkio dydis‘ nurodoma, kuo matuojamas poslinkis – Trukme ar Apskaitos periodais.
• Lauke ‚Poslinkis‘ nurodomas poslinkio dydis (sveikas skaičius).
• Laukas ‚Stulpelio trukmė‘ pildomas tuo atveju, jeigu laikotarpio ilgis nesutampa su Trukme. Tokiu atveju šiame lauke nurodomas laikotarpio ilgis (apskaitos periodų kiekis).

Užpildžius šiuos laukus lango kairėje pusėje matoma formulė, sudaryta pagal nurodytas taisykles. Paspaudus mygtuką (Enter) formulė įrašoma į celę. Jeigu paspausite mygtuką (Esc), atsisakysite formulės redagavimo. Paspaudę mygtuką panaikinsite celėje įrašytą formulę.

Atmintinė su Formulių kūrimo taisyklėmis iškviečiama paspaudus mygtuką .

Ataskaita generuojama paspaudus mygtuką (Ctrl+I).

Jeigu ataskaita po formulių pakeitimo generuojama pakartotinai (nepakeitus periodo), jos generavimas gali būti atliktas paspaudus mygtuką (Ctrl+R) – tuomet duomenų surinkimas neatliekamas, vyksta tik sumų perskaičiavimas.

Jeigu buvo pakeista tik viena formulė, vienos atskiros eilutės sumos gali būti perskaičiuotos paspaudus mygtuką (Ctrl+E).

Ataskaitos formos pakeitimai automatiškai neišsaugojami – pakeistą ataskaitą galima sugeneruoti, atsispausdinti, bet ji gali būti ir neišsaugojama.

Jeigu ataskaitos formoje padaryti pakeitimai turi būti išsaugoti, paspauskite klavišus Ctrl+S arba pasirinkite Meniu punktą Rezultatai => Išsaugoti.

Jeigu kuriama nauja ataskaitos forma, pakeistoji ataskaita turi būti išsaugota nauju vardu. Pasirinkite Meniu punktą Rezultatai => Išsaugoti kaip… ir lauke ‚File name‘ įrašykite naujosios ataskaitos pavadinimą:

Jeigu šiame lauke įrašysite jau egzistuojančios ataskaitos pavadinimą, senoji ataskaitos forma bus pakeista nauja.

Naujai sukurtos ataskaitos pavadinimas bus automatiškai įrašytas į programos Meniu punktą Ataskaitos => Balanso ataskaitos. Taigi, naujoji ataskaita iš programos gali būti iškviečiama iškart po jos išsaugojimo.

Pastaba. Programos Meniu matomos tik kataloge Prototechnika \ Skaita2000 \ Balanso ataskaitos esančios ataskaitos. Jeigu ataskaita bus įrašyta į kitą katalogą, ji nebus matoma programos Meniu, tačiau galės būti iškviesta, pasirinkus Meniu punktą Rezultatai => Atidaryti (Ctrl+O)

Jeigu ataskaitos formoje reikia pakeisti ne tik tekstus, kodus bei formules, o ir pačią ataskaitos lentelę (įterpti ar ištrinti eilutes, stulpelius, braižyti linijas, kt.), nurodyti įrašomų skaičių formatus ar pan., naudojamas specialus ataskaitų formų redaktorius. Jis iškviečiamas dvigubu dešinio pelės klavišo paspaudimu: (Pakeisti valiuta)

Atlikti pakeitimai užrašomi paspaudus mygtuką . Jeigu ataskaita užrašoma tuo pačiu vardu, senoji ataskaitos forma pakeičiama nauja. Jeigu ataskaita užrašoma naujuoju vardu, sukuriama nauja atskaitos forma.

Balanso ataskaitų rezultatų išsaugojimas

Sugeneruotos Balanso ataskaitos rezultatai gali būti išsaugoti.

Išsisaugokite metų, ketvirčių ar atskirų mėnesių balanso ataskaitas bylų pavidalu – kaskart, kai jų prireiks, neprireikės pakartotinai generuoti ataskaitos, pakaks tik atsidaryti reikiamą bylą.

Sugeneruota ataskaita išsaugojama pasirinkus Meniu punktą Rezultatai => Išsaugoti kaip… . Lauke ‚File name‘ įrašykite ataskaitos pavadinimą:

Ataskaitų rezultatų bylas rekomenduojame laikyti atskirame kataloge (ne ‚Balanso ataskaitų‘ kataloge), tuomet jos nebus matomos programos Meniu punkte Ataskaitos => Balanso ataskaitos.

Reikalingą ataskaitą išsikviesite pasirinke Meniu punktą Rezultatai => Atidaryti (Ctrl+O).

Dokumento nr. 51