UAB „Vigesta“
UAB „VIGESTA“ – moderni mėsos perdirbimo įmonė, kuri veiklą pradėjo 1995 m. Šiuo metu įmonėje dirba apie 120 darbuotojų. Kelis pastaruosius metus VIGESTA nuolat plečia ir modernizuoja firminių mėsos gaminių parduotuvių tinklą. Šiuo metu jau veikia virš 30 parduotuvių ir firminių skyrių visuose Lietuvos regionuose.
Reikalavimai
Prieš diegimą
Iki VVS diegimo įmonėje buvo naudojamos kelios sistemos, palaikančios skirtingus procesus. Dėl riboto sistemų funkcionalumo ir tarpusavio ryšio nebuvimo, daug darbo tekdavo atlikti pasitelkiant Excel programą. Klientų užsakymų priėmimo, surinkimo, produkcijos ženklinimo ir maršrutų sudarymo procesai reikalaudavo daug rankinio darbo, pasitaikydavo nemažai klaidų. Trūko procesų kontrolės, duomenų ir ataskaitų analizės galimybių. Gamybos procese nebuvo žaliavų ir gaminių partijų atsekamumo.
Augant įmonės poreikiams ir apimtims, programinės įrangos tiekėjas nespėdavo greitai ir sklandžiai prisitaikyti prie besikeičiančio verslo, su kiekviena nauja sistemų versija atsirasdavo duomenų praradimo ir jų atstatymo problemų, o pagalbą prisišaukti buvo labai sunku.
Rezultatai:
UŽSAKYMŲ PRIĖMIMO PROCESAS
Prieš diegimą
- Užsakymų priėmimo sistema blokuodavo klaidingai suvestus klientų užsakymus, o apie nepavykusį importą neinformuodavo nei užsakymo siuntėjo, nei gavėjo. Prarasti nematomais tapę užsakymai didino klientų nepasitenkinimą, mažino įmonės apyvartą.
Po diegimo
- Užtikrintas 100% visų gautų užsakymų įvykdymas. Automatinio užsakymų apdorojimo metu visi iš el. parduotuvių, „Edisoft“ ar mobilių vadybininkų gauti ir teisingai suvesti užsakymai sėkmingai importuojami į programą, o apie nepavykusius importuoti užsakymus programos vartotojai yra informuojami atskiru el. pranešimu su galimybe juos peržiūrėti, pašalinti klaidas ir įvykdyti laiku.
MARŠRUTŲ SUDARYMAS
Prieš diegimą
- Dažnai kildavo problemų dėl rankiniu būdu valdomų ir tarpusavyje nesurištų užsakymų priėmimo ir maršrutų surinkimo procesų: nepriskyrus konkretaus maršruto laiku neišvežami užsakymai, arba atvirkščiai, į transportą pakraunamos prekės iš kito maršruto augindavo kelionės kaštus ir klientų nepasitenkinimą.
Po diegimo
- Automatinis kliento užsakymo susiejimas su maršrutu ir papildoma kontrolės funkcija 80% sumažino pasitaikančių klaidų skaičių. Sistemoje užtikrinama, kad visi priimti užsakymai turėtų priskirtus jiems maršrutus, būtų laiku ir be klaidų pakrauti į transportą bei pristatyti klientui.
KAINŲ IR NUOLAIDŲ VALDYMAS
Prieš diegimą
- Intensyvėjant užsakymų srautui rankinis individualių kainų ir nuolaidų ieškojimas ir derinimas tapo sunkiai suvaldomu procesu, itin imliu laikui ir klaidoms. Dėl neteisingai išrašomų kainų sąskaitose faktūrose kildavo klientų nepasitenkinimas, baudų tikimybė dėl neteisingai išrašytų kainų sąskaitose faktūrose.
Po diegimo
- Įdiegtas kompleksinis kainodaros ir nuolaidų valdymo įrankis užtikrina itin tikslų ir daugiau nei 5 kartus greitesnį individualių ir personalizuotų pasiūlymų, kainoraščių rengimą, sklandų motyvacinės sistemos klientams taikymą. Užtenka programoje įrašyti prekės kiekį, o visos kainos, pagal iš anksto apsirašytą nuolaidų sutartį ir/ar kainininko taikymo prioritetą, „suvaikščioja“ automatiškai.
- Dėl specialus kainodaros revizijos įrankio laikas reikalingas duomenų analizei sutrumpėjo daugiau nei 6 kartus, kas mėnesį sutaupoma saugiau nei 9 darbo valandos, jei kainų ataskaita analizuojama kasdien. Dabar kelių mygtukų paspaudimu matoma, kada, kas, kiek, kokios ir už kiek produkcijos yra parduota, ir prireikus, koreguojami kainininkai, sutartys, analizuojamas pelningumas pagal darbuotojus, pagal mokėtojus, vykdomi ne einamų prekių išpardavimai ir pan.
KILMĖS ATSEKAMUMAS
Prieš diegimą
- Visa žalios mėsos ir gatavos produkcijos kilmės istorija sekama Excel‘yje. Pagal pareikalavimą nustatyti produkcijos kilmę ar svarbias sudedamąsias dalis – komplikuotas ir laikui imlus procesas.
Po diegimo
- Sistemoje užtikrintas 100% žalios mėsos ir gatavos produkcijos kilmės atsekamumas visuose gamybos, perdirbimo ir platinimo etapuose. Brokuotos produkcijos atveju, ar tai būtų žalia mėsa, ar rūkyta dešra, galima akimirksniu nustatyti, iš kokių žaliavų jį pagaminta, kas jos tiekėjas ir gavėjas bei, prireikus, prekes nedelsiant pašalinti iš prekybos centrų lentynų.
PREKIŲ SURINKIMO PROCESAS
Prieš diegimą
- Nekontroliuojamos palečių komplektavimas. Per mėnesį pasitaikydavo nemažai žmogiškųjų klaidų, kurios ir likdavo nepastebėtos: iš sandėlio išvažiuodavo nepilna paletė arba atvirkščiai, ant paletės buvo pakraunami užsakymai iš kito maršruto. Nepastebėtos klaidos virsdavo klientų nepasitenkinimu.
- Nebuvo galimybės objektyviai vertinti darbuotojų darbo efektyvumo. Rankiniu būdu buvo neįmanoma surinkti duomenų apie krovikų, ženklintojų darbo našumą, t. y. ar surinkti kilogramai atitinka nustatytą normą, ar ne.
Po diegimo
- Su duomenų kaupikliais atliekamas kontrolinis sukomplektuotos paletės svėrimas ir automatiškai siunčiami klaidų pranešimai užtikrina iki 99% tikslesnį užsakymų atkrovimą. Ši funkcija leidžia akimirksniu sutikrinti sąskaitoje išrašytą svorį su gautu svoriu iš elektroninių svarstyklių, ar į maršrutą nepateko dėžė iš kito maršruto, ir įsitikinti, kad klientai gaus tiksliai tai, ir tiksliai tiek, kiek užsakė, bei išvengti klaidų.
- Automatiškai generuojama produkcijos atkrovimo ataskaita leidžia patogiai peržiūrėti ir analizuoti darbuotojų (krovikų ar ženklintojų) apkrovimą, vertinti jų darbo efektyvumą, didinti darbo našumą.
PRODUKCIJOS ŽENKLINIMAS
Prieš diegimą
- Etikečių formų kūrimas ir keitimas – nuo programuotojų priklausomas ir ilgai trunkantis procesas. Ankstesnėje programoje etikečių formas galėjo kurti ir keisti tik programuotojai, dėl kurių didelio užimtumo darbas užtrukdavo nuo 1 valandos iki 1 savaitės.
Po diegimo
- Etikečių formų kūrimas ir keitimas be papildomų programavimo darbų užtrunka mažiau nei 10 minučių. Kas mėnesį sutaupoma daugiau nei 4 val. darbo laiko, jei kuriamos ar koreguojamos daugiau nei 5 formos. Programos galimybė tik prireikus nepriklausomai nuo programuotojų kurti ir redaguoti individualias etikečių formas leidžia pačiam gamintojui per minimalų laiką pasikoreguoti etikečių formą pagal specialius kliento reikalavimus – pakeisti kainas, kalbą, kodą, logotipą ir pan.
DOKUMENTŲ APDOROJIMAS
Prieš diegimą
- Nebuvo dokumentų skaitmeninimo. Rankinis nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių sąskaitų faktūrų, CMR ar kokybės pažymėjimų paruošimas, atspausdinimas ir patikrinimas, ar visi klientui išrašyti pirminiai dokumentai grįžo į įmonę ar ne, – sunkiai suvaldomas procesas, labai imlus laikui ir klaidoms.
Po diegimo
- Automatizuotas klientus lydinčių dokumentų paruošimas ir atspausdinimas kasdien sutaupo daugiau nei 1val. darbo laiko, kai užsakymų per dieną daugiau nei 1000. Užtenka tik viena kartą programoje apsirašyti kartu su partneriu „keliaujančius“ dokumentus bei jų formas ir, atlikus galutinę užsakymo surinkimo kontrolę, automatiškai atspausdinami visi reikiami dokumentai: važtaraštis, kokybės sertifikatas, CMR, sąskaita faktūra.
- Sukurtas dokumentų skaitmeninimo modulis užtikrina visų pardavimo, pirkimo pirminių dokumentų kopijų naujausių versijų pasiekiamumą ir kontrolę, leidžia matyti, kurie dokumentai gauti, o kurie ne pagal skirtingus klientus ir vadybininkus.
ANALIZĖS GALIMYBĖS
Prieš diegimą
- Labai ribotos duomenų analizės galimybės – visa reikalinga pirkimų ir pardavimų informacija buvo renkami rankiniu būdu ir analizuojama Excel‘yje su Pivot table
Po diegimo
- Dėl sistemoje integruotų verslo analitikos įrankių duomenų ir ataskaitų analizei skirtas laikas sutrumpėjo daugiau nei 6 kartus, t. y. nuo 1 valandos iki 10 minučių ar dar mažiau. „Verslo pjūvių naršyklėje“ ir „Ataskaitos duomenų kubo naršyklėje“ integruotas Excel Pivot Table funkcionalumas ir kitos matematinės funkcijos leidžia patogiai analizuoti duomenis, gretinti atskirus laikotarpius, klientus ir produktus, atlikti įvairius pjūvius ir gauti sprendimams svarbią informaciją reikiamu laiko ir tinkama forma.
