Kiekvienai operacijai programoje gali būti nurodytas jos požymis – būsena. Operacijos būsena gali nurodyti operacijos vykdymo etapą, pavyzdžiui, įvesta, atspausdinta, atlikta ar pan. Be to, operacijų būsenos gali nurodyti įvairią informaciją duomenų analizei: nepatikrinta, patvirtinta, redaguota, neredaguotina ar pan.

Būsenų registras

Skirtingų tipų operacijoms gali būti priskiriamos skirtingos būsenos. Pavyzdžiui, Perdavimai gali būti neįvykdyti arba įvykdyti, Pirkimai – pirminiai, patvirtinti ar neredaguotini ir t.t.

Šiam tikslui programoje kuriami būsenų rinkiniai (aibės), o kiekvienam operacijos tipui gali būti priskiriamas konkretus būsenų rinkinys. Tas pats būsenų rinkinys gali būti priskirtas ir keliems operacijų tipams.

Būsenų rinkiniai aprašomi programos modulyje Būsenų registras:

(Meniu punktas Sąrašai => Kiti => Būsenų registras)

Registruojant naują Būsenų registrą įvedamas jo Kodas ir Pavadinimas:

Pasirinktas būsenų registras aprašomas paspaudus mygtuką :

Kairėje šio lango dalyje įvedamas Būsenų sąrašas. Nauja būsena įvedama paspaudus mygtuką .

Įvedant būseną pildomi laukai:

Kodas, Pavadinimas – šiuose laukuose įvedamas būsenos kodas ir pavadinimas

Pagal nutylėjimą – šį požymį turinti būsena bus automatiškai priskirta naujai užregistruotai operacijai. Kiekviename būsenų registre požymį ‚pagal nutylėjimą‘ gali turėti tik viena būsena.

Negeneruoti į BŽ – jeigu operacijos būsena turi šį požymį, programa neleis atlikti šios operacijos perkėlimo į Bendrąjį žurnalą.

Neredaguoti – jeigu operacijos būsena turi šį požymį, programa neleis atlikti šios operacijos redagavimo.

Naujai įvesta būsena (arba įvesti pakeitimai) patvirtinama paspaudus mygtuką . Paspaudę mygtuką atsisakysite įvestos informacijos.

Būsenų sąraše esanti būsena ištrinama paspaudus mygtuką .

Dešinėje lango dalyje įvedami būsenų paveldėjimo variantai. Kiekvienai būsenai turi būti nurodyta, kokios būsenos gali būti iš jos paveldėtos.

Būsenų paveldėjimo pavyzdys:

Šitaip aprašius būsenų paveldėjimo taisykles būsena ‚Įvesta‘ galės būti pakeista į būseną ‚Įvykdyta‘ arba ‚Patvirtinta kliento ‘ ir t.t.

Būsenų paveldėjimo taisyklės įvedamos šitokia tvarka:

1. Kairėje lango dalyje pasirenkama konkreti būsena;

2. Tada dešinėje lango dalyje įvedamos būsenos, kurios gali būti iš jos paveldėtos. ( – paveldimos būsenos įvedimas, – patvirtinimas , – įvestos informacijos atmetimas, – įrašo ištrynimas)

Operacijos būsenos nustatymas

Programoje skirtingo tipo operacijoms gali būti priskiriamos skirtingos būsenos. Kokios būsenos galės būti priskiriamos kiekvieno konkretaus tipo operacijoms, nurodoma Operacijų tipų modulyje.

Operacijos tipo redagavimo formoje, lauke ‚Būsenų registras‘ nurodomas šiam operacijos tipui skirtas būsenų rinkinys:

Jeigu Pardavimo operacijoms priskirtas Pardavimų būsenų registras, tai visi naujai įvesti pardavimai galės turėti tik Pardavimų būsenų registre esančias būsenas. Pakeitus operacijos tipui priskirtą būsenų registrą, seniau įvestoms operacijoms lieka galioti senasis registras.

Vienas būsenų rinkinys gali būti skirtas ir vienam, ir keletui operacijų tipų.

Naujai įvestai operacijai automatiškai yra priskiriama jai skirto būsenų registro būsena, turinti požymį ‚Pagal nutylėjimą‘. (Jeigu nei viena registro būsena neturi būsenos ‚Pagal nutylėjimą‘, naujai įvestai operacijai būsena nepriskiriama).

Operacijos būsena gali būti pakeista pasirinkus Įrankių meniu punktą Būsenos:

(operacijų sąraše ties pasirinkta operacija spaudžiamas dešinys pelės klavišas )

Lango Op.būsenos keitimas viršuje matoma tuo metu operacijai priskirta būsena. Lauke ‚Nauja būsena‘ galite įvesti naują operacijos būseną. Šio lauko reikšmė pasirenkama iš sąrašo – jame visada matomos tik tos būsenos, kurios gali būti paveldėtos iš esamos operacijos būsenos. Taigi, būsenos gali būti keičiamos tik pagal būsenų registre aprašytą tvarką.

Lango apačioje esančiame lauke galima įvesti pastabas, susijusias su operacijos būsenos keitimu.

Įvestas būsenos keitimas patvirtinamas mygtuku . Jeigu laukas yra pažymėtas, po patvirtinimo Op.būsenos keitimo langas automatiškai uždaromas.

Op.būsenos keitimo lango puslapyje Operacijos būsenų istorija matoma, koks vartotojas ir kada keitė šios operacijos būsenas:

Vienu metu operacija gali būti tik vienoje konkrečioje būsenoje.

Bet kurios operacijos būsena matoma jos Informacijos lango puslapyje Informacija:

Operacijos būsenų pritaikymas

Pagal operacijos būseną gali būti nustatytas operacijos vykdymo etapas.

Priklausomai nuo operacijos būsenos jai gali būti leistas / uždraustas redagavimas arba perkėlimas į Bendrąjį žurnalą.

Turint „Sąrašų konstravimo“ modulį galima konstruoti įvairius sąrašus/ataskaitas, pateikiančius informaciją apie operacijas, pavyzdžiui, Ataskaitų bibliotekoje gali būti sukurta ataskaita ‚Užsakymų būsenos‘.

Įvairūs operacijų sąrašai/ataskaitos gali būti rūšiuojamos, grupuojamos ar atrenkamos nurodžius sąlygą (sąlygas) operacijų būsenai.

Tokiu būdu gali būti:

• atliekami įvairūs operacijų tikrinimai, pavyzdžiui, iš pardavimų sąrašo atrenkami tie, kurių būsena ‚Buvo redaguota‘;
• formuojamos įvairios ataskaitos, pavyzdžiui Patvirtintų pardavimų apmokėjimai ar pan. Sąlyga operacijų būsenai gali būti nurodoma visose ataskaitose, kurių papildomame filtre yra puslapis „Operacijos“ (pardavimų apmokėjimų, įvairių žurnalų ir t.t.);

Papildomo pritaikymo pavyzdys

Atlikus papildomus programavimo darbus, programoje gali būti realizuotas mechanizmas, automatiškai keičiantis operacijų būsenas priklausomai nuo jų vykdymo etapo.

Pavyzdys. Įvestiems pardavimų užsakymams automatiškai priskiriama būsena ‚Naujas‘. Jeigu pagal užsakymą įvestas vienas ar keli pardavimai (dalis užsakytų prekių jau yra parduota), užsakymas automatiškai tampa ‚Vykdomas‘. Pilnai įvykdyto užsakymo (visoms užsakytoms prekėms įvesti pardavimai) būsena automatiškai tampa ‚Baigtas‘.

Šis ir kiti panašūs sprendimų variantai gali būti realizuojami programoje pagal konkretaus kliento poreikius. Standartiniame programos variante šios galimybės nėra.

Dokumento nr. 35