Yra atvejų, kai tokia pati operacija turi būti kartojama periodiškai daug kartų iš eilės.

Pavyzdžiai: Nuomojamų patalpų savininkai iš nuomininkų kas mėnesį gauna nustatyto dydžio nuomos mokestį; Interneto ar Kabelinės televizijos paslaugų tiekėjai iš savo klientų kas mėnesį gauna standartinių dydžių mokesčius ir t.t.

Programoje yra galimybė aprašyti operacijų generavimo šablonus ir jais naudojantis automatiškai generuoti pasikartojančias Pardavimų valdymo modulio operacijas.

Programoje yra įvairios naujų operacijų generavimo pagal šiuos šablonus galimybės:

• vieno tipo operacijos gali būti generuojamos pagal kito tipo operacijas;
• pagal kelias šablone nurodytas operacijas gali būti sugeneruota viena jų informaciją apjungianti operacija;
• pagal tą patį šabloną skirtingiems partneriams gali būti generuojamos skirtingos operacijos;
• pagal tą patį šabloną skirtingomis dienomis gali būti generuojamos skirtingos operacijos;
• ir t.t.

Autošablonų įvedimas

Pagrindinė informacija

Automatiniam Pardavimų valdymo modulio operacijų generavimui skirti šablonai yra įvedami tam skirtame programos modulyje – Autošablonai:

Operacijos => Įrankiai => Auto operacijų šablonai

Naujas operacijų šablonas įvedamas paspaudus mygtuką (Insert) ir ekrane matomame Meniu pasirinkus punktą ‘Šablonas’:

Naujo Šablono įvedimo metu iš pradžių užpildomi pagrindinės informacijos laukai:

Kodas

Nurodykite Šablono kodą, o greta esančiame lauke – jo pavadinimą.

Nuo: …Iki:

Šablono galiojimo laikas. Būtina nurodyti abi datas – ir galiojimo pradžią, ir galiojimo pabaigą.

Partneris

Jeigu šiame lauke įvestas Partneris, tai pagal aprašomą šabloną bus generuojamos šio Partnerio operacijos. Laukas ‘Partneris’ gali likti ir neužpildytas. Tuomet operacijų, generuojamų pagal šabloną, Partneris bus nustatytas pagal informaciją, esančią šablono puslapyje Partneriai arba pagal šablone nurodytos operacijos (nurodytų operacijų) Partnerį.

Komentaras

Šiame lauke gali būti įvestas šablono aprašymas, nurodyta jo paskirtis.

Bendra Šablono informacija patvirtinama paspaudus mygtuką (Ctrl+Enter).

Šablono operacijos

Detali Šablono informacija užpildoma jo peržiūros ( ) arba redagavimo ( ) metu.

Puslapyje Operacijos įrašomos viena ar kelios Šablono operacijos. Jų informacija bus naudojama generuojant naujas operacijas pagal šį šabloną :

Lauke ‘Op.Nr.’ nurodomas operacijos numeris. Šio lauko reikšmė gali būti pasirenkama iš operacijų sąrašo (F3).

Į Šablono operacijų sąrašą gali būti įtraukiamas neribotas Pardavimų valdymo modulyje užregistruotų operacijų kiekis.

Laukuose ‘Op.Nr.’, ‘Data’, ‘Pagal op.tipas’, ‘Part.kodas’ ir ‘Part.pavadinimas’ matoma pasirinktos operacijos informacija – jos numeris, data, tipas ir Partneris.

Generuojamos operacijos tipas

Lauke ‘Op.tipas’ (ilgas pavadinimas – ‘Generuojamos operacijos tipas’) nurodomas tipas operacijos, kuri bus generuojama pagal šį šabloną. Šiame lauke gali būti nurodomas Pardavimų valdymo modulyje registruojamos operacijos tipas. Siūloma šio lauko reikšmė – pasirinktos operacijos tipas (lauko ‘Pagal op.tipas’ reikšmė). Jeigu generuojamos operacijos tipas turi būti kitas, siūloma reikšmė pakeičiama – įvedama arba pasirenkama iš sąrašo (F3).

Laikotarpis

Operacijų sąrašo laukuose ‘Nuo’ ir ‘Iki’ gali būti nurodomas konkrečios operacijos dalyvavimo šablone laikotarpis.

Tokiu būdu pagal tą patį šabloną skirtingais laikotarpiais gali būti generuojamos operacijos skirtingiems partneriams. Pavyzdžiui, kuriant šabloną patalpų nuomos mokesčių registravimui, kai partneriai – nuomininkai keičiasi:

Arba pagal tą patį šabloną skirtingais laikotarpiais gali būti generuojamos skirtingos operacijos tam pačiam partneriui. Pavyzdžiui, kai kliento mokėjimo planas laikui bėgant keičiasi:

Valiuta

Pagal nutylėjimą generuojamos operacijos valiuta sutampa su šablone nurodytos operacijos valiuta. Tačiau programoje yra galimybė nurodyti kitą generuojamos operacijos valiutą. Pavyzdžiui, kas mėnesį mokamo mokesčio valiutinė išraiška yra pastovi – 100 USD, bet eurais mokama suma kinta kartu su kursu. Tokiu atveju šablone nurodomas užsakymas, kurio suma – 100 USD, o generuojamai operacijai nurodoma valiuta – Eur. Generuojant mokesčio operacijas pagal šabloną operacijos suma kas kartą bus apskaičiuojama eurais pritaikant operacijos dienos kursą.

Tais atvejais, kai generuojamos operacijos valiuta skiriasi nuo šablone nurodytos operacijos valiutos, generuojamos operacijos valiuta nurodoma lauke ‘Val.’:

Kitos valiutos operacijų generavimas pagal Autošablonus įmanomas tik tada, kai operacijų generavimo datoms programoje yra nurodytas tiesioginis šių dviejų valiutų tarpusavio santykis (kursas).

Jungtinė operacija

Pagal kelias šablone nurodomas operacijas gali būti generuojama viena jų informaciją apjungianti operacija. Pavyzdžiui, pagal kelis užsakymus gali būti generuojamas vienas bendras pardavimas.

Pavyzdys: viename užsakyme – nuomos mokestis, antrame – mokestis už šildymo ir vėdinimo paslaugas, trečiame – mokestis už patalpų valymo paslaugas ir t.t.

Kitas pavyzdys : viename užsakyme – bazinis mėnesinis mokestis, antrame ir trečiame užsakymuose – mokesčiai už papildomas paslaugas.

Abiem atvejais gali būti generuojamas vienas pardavimas, kuriame išvardinami visi mokesčiai

Apjungiant kelias šablono operacijas viena iš apjungiamų operacijų pavadinama pagrindine, o kitoms operacijoms lauke ‘Jung.op.nr.’ (ilgas pavadinimas – ‘Generuojant sujungti su op.nr.’) nurodomas pagrindinės operacijos numeris :

Visoms apjungtoms operacijoms nurodytas generuojamos operacijos tipas (lauko ‘Op.tipas’ reikšmė) turi sutapti.

Jeigu apjungtoms operacijoms nurodyti generuojamų operacijų tipai skiriasi, tai po šablono patvirtinimo programa automatiškai visoms operacijoms nurodys generuojamos operacijos tipą, sutampantį su pagrindinei operacijai nurodytu generuojamos operacijos tipu.

Tais atvejais, kai apjungtų operacijų Valiuta skiriasi, generuojamos operacijos Valiuta sutampa su pagrindinės operacijos Valiuta.

Kai operacija yra generuojama pagal kelias apjungtas šablono operacijas, jos bendra informacija (partneris, valiuta, apmokėjimo ar pristatymo informacija ir t.t.) sutampa su pagrindinės šablono operacijos bendra informacija, o detali informacija (prekių sąrašas) surenkama iš visų apjungtų operacijų.

Generuojamos operacijos Partnerio nustatymas

Operacijos ar operacijų, kurios generuojamos pagal aprašomą šabloną, Partneris gali būti apibrėžiamas keliais įvairiais būdais::

1. Jeigu bendroje Autošablono informacijoje esantis laukas ‘Partneris’ yra užpildytas, pagal šabloną bus generuojama operacija šiame lauke įrašytam Partneriui.

2. Programoje yra galimybė nurodyti kelis Partnerius, kuriems turi būti generuojamos operacijos pagal tą patį šabloną. Šių Partnerių sąrašas įvedamas apatinėje Autošablono lango dalyje, puslapyje Partneriai:

Tuomet operacija (ar operacijos), nurodyta puslapyje Operacijos, bus generuojama visiems puslapyje Partneriai nurodytiems Partneriams.

Pavyzdys: Autošablone įvesta operacija – standartinis mėnesinis mokestis už paslaugas, o Partnerių puslapyje išvardinami visi Partneriai, turintys mokėti šitą mokestį.

Be to, šalia kiekvieno šiame puslapyje nurodyto Partnerio gali būti įvestas laikotarpis – tuomet šio Partnerio operacijos bus generuojamos tik tokiu atveju, jeigu jų generavimo data pateks į jam nurodytą laikotarpį:

Toks Autošablono aprašymas patogus tokiu atveju, kai Autošablone įvesta operacija (operacijos) skirtingais laikotarpiais turi būti generuojama skirtingiems Partneriams.

Pavyzdys: Autošablone įvesta operacija – tam tikros patalpos nuomos mokestis, o Partneriai, mokantys tą mokestį, laikui bėgant keičiasi.

! Jeigu Autošablone užpildytas ir bendros informacijos laukas ‘Partneris’, ir puslapis Partneriai, tuomet operacijos bus generuojamos ir lauke ‘Partneris’ nurodytam Partneriui, ir puslapyje Partneriai nurodytiems Partneriams.

3. Tais atvejais, kai Autošablone neužpildytas nei laukas ‚Partneris‘, nei puslapis Partneriai, tai generuojamų operacijų Partneris sutampa su šablono operacijos Partneriu.

Jeigu keletas Autošablone nurodytų operacijų yra apjungtos, o jų Partneriai skiriasi, tai generuojamos operacijos Partneris sutampa su pagrindinės operacijos Partneriu.

Autošablone įvesta informacija patvirtinama mygtuku (Ctrl+Enter).

Operacijų pasikartojimo aprašymas

Dažniausiai Autošablonai naudojami tuomet, kai pagal juos generuojamos operacijos turi būti periodiškai kartojamos. Tuomet autošablonuose turi būti aprašomos operacijų pasikartojimo taisyklės.

Pasikartojimo taisyklės yra aprašomos Autošablono peržiūros ar redagavimo metu paspaudus mygtuką . Ekrane matomame lange įvedami Pasikartojimo nustatymai:

Operacijų pasikartojimo dažnumas gali būti nurodomas trimis skirtingais būdais:

* Pažymėjus lauką ‚Kasdienis‘, lauke ‚Kiekvieną…dieną‘ nurodoma, kas kiek dienų turi būti kartojama operacija – kasdien, kas dvi dienas, kas tris, kas dešimt dienų ar pan..:

* Pažymėjus lauką ‚Savaitinis‘, lauke ‚Kiekvieną…savaitę‘ nurodoma, kas kiek savaičių turi būti kartojamas operacijų generavimas, o apačioje esančiuose laukuose pažymima, kuriomis savaitės dienomis operacijos turi būti generuojamos:

Tokiu būdu galima nurodyti, kad operacija turi būti generuojama kiekvieną pirmadienį ir ketvirtadienį, kas antrą trečiadienį ar pan.

* Pažymėjus lauką ‚Mėnesinis‘, pasikartojimo dažnumas gali būti nurodomas dviem būdais:

1) nurodant konkrečią mėnesio dieną. Tuomet pažymėjus pirmos eilutės pradžioje esantį lauką šalia nurodoma konkreti mėnesio diena ir kas kiek mėnesių turi būti atliekamas kartojimas:

Tokiu būdu galima nurodyti, kad operacija būtų generuojama kiekvieno mėnesio 15-tą dieną, kas trečio mėnesio pirmą dieną ir pan.

2) nurodant konkrečią mėnesio savaitės dieną. Tuomet pažymėjus antros eilutės pradžioje esantį lauką šalia esančiuose laukuose nurodoma konkreti savaitės diena (pirmą antradienį; ketvirtą pirmadienį, paskutinį penktadienį ar pan.) ir kas kiek mėnesių turi būti atliekamas kartojimas:

Tokiu būdu galima nurodyti, kad operacija būtų generuojama kiekvieno mėnesio paskutinį penktadienį; kas antro mėnesio pirmą pirmadienį ir pan.

3) nurodant mėnesio dieną kitu būdu. Pažymėjus antros eilutės pradžioje esantį lauką ir renkantis greta esančių laukų reikšmes, antrajame lauke gali būti pasirinktos reikšmės ‚Dieną‘, ‚Darbo dieną‘ ir ‚Savaitgalio dieną‘. Jos dažnai praverčia norint nurodyti operacijų pasikartojimo dažnumą:

Tokiu būdu galima nurodyti, kad operacija būtų generuojama pirmą kiekvieno mėnesio darbo dieną, paskutinę kas trečio mėnesio dieną ir pan.

Įvestos Pasikartojimo taisyklės galioja tik tuomet, kai lange Pasikartojimo nustatymai esantis laukas ‚Naudoti‘ yra pažymėtas: . Įvestos Pasikartojimo taisyklės patvirtinamos mygtuku (Ctrl+Enter) .

Jeigu pasikartojimo nustatymai yra ‚naudojami‘, po jų patvirtinimo Autošablono Pastabų lauke automatiškai įrašomas Pasikartojimo aprašymas, pavyzdžiui:

Generuojant operacijas pagal Autošablonus programa atsižvelgia į juose nurodytus Pasikartojimo nustatymus.

! Programa neleis pakeisti Autošablono Pasikartojimo informacijos, jeigu pagal šį Autošabloną buvo sugeneruota bent viena operacija.

Operacijų generavimas pagal Autošablonus

Operacijų generavimas pagal Autošablonus gali būti atliekamas dvejopai :

1. Rankiniu būdu: generuojant operaciją (operacijas) nurodytai dienai pagal konkretų šabloną.
2. Automatiniu būdu: generuojant visas nurodyto laikotarpio operacijas pagal visus tą laikotarpį galiojančius šablonus. Šis būdas naudojamas Autošablonams, kuriems aprašytos Pasikartojimo taisyklės.

Operacijų generavimas rankiniu būdu

Autošablonų sąraše pasirinkite konkretų šabloną ir paspauskite sąrašo viršuje esantį mygtuką . Ekrane matomame lange įveskite operacijos generavimo datą ir paspauskite mygtuką Generuoti:

Programa automatiškai sugeneruos Pardavimų valdymo modulio operaciją ar operacijas, kurios turi būti generuojamos nurodytą dieną pagal pasirinktą šabloną. Aišku, operacija bus generuojama tik tokiu atveju, jei nurodyta operacijos generavimo data pateks į Autošablono galiojimo laikotarpį.

Rankinis operacijų generavimo būdas tinka tuomet, kai generuojamos vienos konkrečios dienos operacijos pagal tam tikrą konkretų šabloną.

Rankinis operacijų generavimas pagal šablonus atitinka operacijų informacijos kopijavimą. Šiuo atveju programa neatlieka operacijų generavimo kontrolės, pavyzdžiui, tai pačiai dienai rankiniu būdu galima sugeneruoti kelias operacijas pagal tą patį šabloną.

Tuo atveju, kai autošablone nurodytas Pasikartojimas, operacija pagal šį šabloną bus sugeneruota tik tokiu atveju, jeigu operacijos generavimo data atitiks Pasikartojimo nustatymuose įvestą sąlygą. Priešingu atveju jokia operacija nebus sugeneruota.

Pavyzdys: Autošablone nurodytas Pasikartojimas: ‚paskutinę kiekvieno mėnesio dieną‘. Jeigu operacija pagal šį šabloną bus generuojama rankiniu būdu, ji bus sugeneruota tik tokiu atveju, jeigu lauke ‚Pasirinkite datą operacijos generavimui‘ bus nurodyta data, tenkinanti dvi sąlygas: tai – paskutinė mėnesio diena ir ji patenka į Autošablono galiojimo laikotarpį.

Pardavimų valdymo modulio operacijų, sugeneruotų rankiniu būdu pagal Autošablonus, Informacijos lange, puslapyje Informacija, matoma operacijos Kilmė – ‚Įvesta‘, o puslapyje Ryšiai, matomas Ryšio tipas – ‚Generavimas pagal Autošabloną‘.

Operacijų generavimas automatiniu būdu

Operacijos pagal Autošablonus, turinčius Pasikartojimo taisykles, gali būti generuojamos automatiškai. Automatinio operacijų generavimo metu programa sugeneruoja visas operacijas, kurios turi būti sugeneruotos per įvestą laikotarpį.

Automatinis operacijų generavimas atliekamas paspaudus Autošablonų sąrašo viršuje esantį mygtuką . Ekrane matomame lange įveskite operacijų generavimo laikotarpį ir paspauskite mygtuką Generuoti:

Programa automatiškai sugeneruos visas Pardavimų valdymo modulio operacijas, kurios turi būti sugeneruotos pagal visus Autošablonus per nurodytą laikotarpį.

⏩ Generuojant operacijas pagal Autošablonus automatiniu būdu generuojamos operacijos pagal visus Autošablonų sąraše esančius ir nurodytu laikotarpiu galiojančius Autošablonus (o ne tik pagal vieną konkretų šiame sąraše pasirinktą Autošabloną).

Pardavimų valdymo modulio operacijų, sugeneruotų pagal Autošablonus, Informacijos lange, puslapyje Informacija, matoma jų Kilmė- ‚Sugeneruota pagal Autošablonus‘:

Operacijos, kurių kilmė ‚Sugeneruota pagal autošablonus‘, gali būti redaguojamos ar trinamos tik tada, kai modulyje Operacijų kilmė (Sistema => Operacijų kilmė) šios kilmės operacijoms nustatytas požymis ‚Ar operacijos redaguotinos po importo‘: